Situație comparativă oferte furnizori Excel Model

1. Deschizi foaia Comparatie oferte și completezi fiecare furnizor pe rând, pe câte un rând separat. Introduci denumirea, CUI/CIF, orașul și produsul sau serviciul ofertat.
2. Completezi cantitatea, prețul unitar fără TVA, cota de TVA, discountul și transportul. Astfel obții baza corectă pentru calculul totalului.
3. Verifici coloanele pentru termen de livrare, condiții de plată, garanție și rating de calitate. Aici se vede diferența dintre o ofertă ieftină și una bună în practică.
4. Notezi observațiile tale la fiecare furnizor, ca să știi de ce ai dat un scor mai bun unei oferte. Acest câmp te ajută când revii peste câteva zile și nu mai ții minte detaliile.
5. Mergi în foaia Rezumat oferta castigatoare și alegi varianta pe care vrei s-o păstrezi ca recomandare. Rezumatul îți centralizează datele esențiale fără să refaci calculele.
6. La final, deschizi foaia Instructiuni dacă vrei să vezi ordinea logică de completare și să eviți greșelile la introducerea datelor.

Modelul este util când ai de ales între 3-5 furnizori și vrei să pui pe aceeași linie prețul, TVA, transportul și termenul de livrare. În foaia Comparatie oferte ai coloane clare pentru CUI/CIF, cantitate, preț unitar fără TVA și statusul ofertei.

Exemplu simplu: dacă un furnizor îți oferă 10 bucăți la 120 lei fără TVA și altul 10 bucăți la 115 lei fără TVA, diferența aparentă este 50 lei. Dar dacă primul are transport 0 lei și al doilea are 80 lei transport, oferta mai ieftină pe hârtie devine mai scumpă cu 30 lei.

Ce citești întâi în tabel

În practică, te uiți întâi la totalul fără TVA, apoi la termenul de livrare și la garanție. Dacă ai o firmă de instalații cu 4 angajați și trebuie să cumperi materiale pentru o lucrare de 18.000 lei, o întârziere de 5 zile poate costa mai mult decât un discount de 2%.

De ce nu alegi doar după preț

La cumpărături pentru un SRL mic, o ofertă cu termen de 2 zile și una cu termen de 12 zile nu sunt echivalente, chiar dacă diferența de preț este doar 100 lei. De aceea modelul pune alături și condițiile de plată, ca să vezi dacă poți lucra cu avans, la 30 de zile sau la livrare.

În România, comparația trebuie făcută corect pe baza TVA-ului din ofertă și a facturii finale, nu doar pe un preț afișat pe un PDF. Dacă furnizorul este plătitor de TVA, diferența dintre un preț de 1.000 lei fără TVA și unul de 1.000 lei cu TVA este exact 190 lei la cota standard de 19%.

Modelul te ajută să vezi separat totalul fără TVA, TVA-ul și totalul cu TVA, astfel încât să nu amesteci costul net cu costul fiscal. Pentru un magazin online cu 300 de comenzi pe lună, o eroare de 5 lei pe comandă înseamnă 1.500 lei diferență lunară, adică 18.000 lei pe an.

Ce cote trebuie să urmărești

În model ai loc pentru cota de TVA a fiecărei oferte. Cota standard este 19%, iar în unele domenii există cote reduse de 9% sau 5%, dar pentru compararea ofertelor de furnizori, în mod normal te interesează să treci aceeași bază de calcul pentru toate ofertele primite.

Poziția corectă când ai oferte amestecate

Dacă primești oferte de la furnizori plătitori și neplătitori de TVA, cea mai bună metodă este să compari întâi totalul fără TVA și apoi să verifici dacă tu poți deduce TVA-ul pe achiziție. Pentru un SRL plătitor de TVA, diferența se vede în deducere TVA; pentru un PFA neînregistrat în scopuri de TVA, contează costul brut plătit efectiv.

În aceeași logică, pentru achizițiile de produse agricole, comparația pe baza fără TVA poate fi trecută direct într-un borderou de achiziție.

Greșeala clasică este să alegi oferta cu cel mai mic preț unitar și să ignori transportul, termenul de livrare sau garanția. O diferență de 30 lei pe bucată pare mică, dar la 50 de bucăți înseamnă 1.500 lei; dacă mai adaugi 250 lei transport și 3 zile întârziere, economia dispare rapid.

Altă problemă apare când compari oferte cu cantități diferite sau cu unități de măsură diferite. Dacă un furnizor dă preț la set și altul la bucată, tabelul tău te obligă să standardizezi datele înainte să iei decizia.

Cât costă o comparație făcută prost

La o firmă mică, o comandă greșită de 20.000 lei poate bloca marfa, proiectul și încasarea. Dacă lucrarea întârzie 7 zile și ai costuri fixe de 400 lei pe zi, pierderea indirectă ajunge la 2.800 lei, fără să pui la socoteală timpul consumat cu returul sau renegocierea.

Ce verifici înainte să dai acceptul

Verifică dacă oferta conține denumirea exactă a produsului, cantitatea, termenul de livrare și garanția în luni. Pentru achiziții recurente, o diferență mică de calitate sau un termen de livrare cu 48 de ore mai bun poate valora mai mult decât o reducere de 1%.

Un termen depășit cu 48 de ore schimbă deja costul total, iar în același registru intră și calculul penalităților de întârziere pentru facturile plătite după scadență.

Cel mai simplu este să folosești modelul de fiecare dată când ai o achiziție importantă sau primești cel puțin 2-3 oferte. Dacă îl legi de rutina ta de aprobare a cheltuielilor, economisești timp și nu mai cauți e-mailurile vechi prin SPV sau în inbox.

La începutul fiecărei luni poți copia structura foii anterioare și să înlocuiești doar datele furnizorilor. Astfel păstrezi aceleași coloane, aceleași formule și aceeași logică de decizie, fără să refaci tabelul de la zero.

Ce automatizezi mai întâi

• păstrezi aceeași ordine a coloanelor pentru toate ofertele;
• completezi doar rândurile noi, nu rescrii formulele;
• folosești aceeași scară de scor pentru calitate și termen de livrare;
• arhivezi fiecare lună ca să poți compara prețurile din timp.

Când ajungi la zeci de oferte pe lună sau la mai multe categorii de produse, un tabel Excel simplu nu mai este suficient și ai nevoie de un program de achiziții sau de gestiune cu istoric, aprobări și rapoarte automate.