Comandă furnizor - Model Excel Gratuit

1. Pasul 1 — Deschide foaia Furnizori și completează rândurile disponibile cu denumirea, CUI-ul, datele de contact, termenul de livrare, condițiile de plată și IBAN-ul.
2. Pasul 2 — În foaia Comenzi, completează celulele galbene cu ID-ul comenzii, data, produsul, codul, categoria și unitatea de măsură.
3. Pasul 3 — Selectează furnizorul din lista derulantă. CUI-ul, persoana de contact, telefonul, e-mailul și termenul standard se completează automat.
4. Pasul 4 — Introdu cantitatea și prețul unitar fără TVA. Alege cota disponibilă: 5%, 9% sau 19%.
5. Pasul 5 — Selectează modalitatea de plată și completează observațiile, dacă ai instrucțiuni speciale pentru furnizor.
6. Pasul 6 — Verifică valoarea fără TVA, TVA-ul, totalul, data estimată și statusul calculat. După recepție, introdu data livrării efective.
7. Pasul 7 — Consultă Centralizator pentru totaluri, sinteza pe furnizor, distribuția statusurilor și distribuția pe categorii.

O comandă către furnizor nu este doar o listă de produse. Pentru un administrator de SRL, ea trebuie să lege necesarul de achiziție de furnizor, preț, CUI, termen de livrare și documentele care vor ajunge ulterior în contabilitate. Modelul este potrivit pentru firme mici, magazine online, birouri de servicii și responsabili de achiziții care nu vor să caute informații în e-mailuri diferite.

Ce completezi la începutul lunii

În foaia Comenzi introduci o linie pentru fiecare comandă: CMD-2026-001, data de 05.01.2026, furnizorul și produsele comandate. Pentru exemplul existent, 5 laptopuri la 4.200 lei fără TVA înseamnă 21.000 lei bază, 3.990 lei TVA la cota de 19% și 24.990 lei total.

Imaginea 1 arată coloanele de la ID comandă până la status. Câmpurile D-F și Q-R sunt calculate sau preluate automat, în timp ce codul produsului, cantitatea, prețul, cota TVA, plata și observațiile sunt completate de tine.

Cum te ajută registrul furnizorilor

În foaia Furnizori, vizibilă în imaginea 2, păstrezi denumirea, CUI-ul, județul, localitatea, adresa, persoana de contact, telefonul, e-mailul, termenul standard, condițiile de plată, IBAN-ul și indicatorul Activ. Dacă TechVision Solutions SRL are termen standard de 7 zile, data comenzii de 05.01.2026 produce automat data estimată de 12.01.2026.

Pentru un magazin online cu 300 de comenzi lunare, modelul urmărește aprovizionarea, nu înlocuiește gestiunea sau contabilitatea. Poziția mea este clară: pentru până la 100 de rânduri active, acest fișier este mai rapid decât un sistem complicat; peste acest volum, ai nevoie de un program integrat.

La o achiziție internă, verifică factura primită și încadrarea fiscală înainte să o trimiți în contabilitate. Codul fiscal prevede cota standard de TVA de 19%, iar cote reduse de 9% sau 5% se aplică numai bunurilor și serviciilor prevăzute expres de lege. Modelul permite exact valorile 5%, 9% și 19% prin lista din coloana M.

Calculul TVA trebuie să pornească de la baza corectă

Formula din foaia Comenzi calculează valoarea fără TVA ca produs între cantitate și prețul unitar, apoi TVA-ul ca valoare fără TVA înmulțită cu cota aleasă. De exemplu, 100 de topuri de hârtie la 24,50 lei înseamnă 2.450 lei fără TVA, 465,50 lei TVA la 19% și 2.915,50 lei cu TVA.

Dacă firma este înregistrată în scopuri de TVA, factura furnizorului poate intra în jurnalul de cumpărări și în decontul de TVA D300, transmis prin SPV la ANAF, de regulă până pe 25 ale lunii următoare perioadei fiscale. Modelul nu depune D300 și nu decide dacă TVA-ul este deductibil; el îți oferă calculul de control.

Factura și recepția nu se confundă

Comanda este documentul intern prin care soliciți marfa. La primire verifici factura, avizul, cantitatea și, când este cazul, NIR-ul; pentru deducerea TVA ai nevoie de o factură conformă, cu datele furnizorului, CUI, serie, număr, dată, bază, cotă și TVA.

În relația B2B, factura electronică se transmite prin RO e-Factura în condițiile și termenul prevăzute de legislația aplicabilă. Nu marca o comandă ca livrată doar pentru că ai primit factura: completează data livrării efective după verificarea recepției.

Problema pe care o întâlnesc cel mai des este copierea manuală a datelor furnizorului în fiecare e-mail sau comandă. O cifră greșită în CUI, IBAN ori termenul de livrare nu schimbă doar aspectul documentului: poate trimite plata în contul greșit sau poate face imposibilă urmărirea unei întârzieri.

Prețul și cota TVA sunt introduse greșit

Dacă introduci 4.200 lei ca preț cu TVA, deși coloana cere preț fără TVA, modelul calculează 798 lei TVA și 4.998 lei total pentru o bucată. La 5 laptopuri, diferența de interpretare ajunge la 3.990 lei, suficient cât să strice bugetul de achiziții și reconcilierea cu factura.

O altă eroare este alegerea cotei de 19% pentru produse care intră legal la 9% sau 5%. Nu modifica formula pentru a forța un rezultat: verifică mai întâi factura și natura bunului, apoi folosește una dintre cele trei opțiuni validate din coloana M.

Termenul de livrare nu este data livrării

Termenul standard din Furnizori este exprimat în zile. Pentru o comandă din 18.03.2026 și un termen de 10 zile, foaia calculează data estimată de 28.03.2026; dacă lași data efectivă necompletată și termenul trece, statusul devine Întârziat.

Dacă marchezi manual comanda ca Livrată înainte de recepție, pierzi semnalul de control. O întârziere de 3 zile la 100 de comenzi poate însemna zeci de ore de telefoane și aprovizionare urgentă. La o firmă de instalații care așteaptă materiale de 18.000 lei, o livrare ratată poate bloca o echipă de 4 oameni pentru o zi.

Factura nu înlocuiește documentul intern

Înregistrarea facturii fără legarea ei de comandă și recepție produce plăți duplicate, cantități lipsă și solduri greu de explicat. Păstrează ID-ul comenzii în circuitul intern și verifică factura primită în raport cu cantitatea, prețul, TVA-ul și data efectivă din fișier.

Un model de comandă funcționează numai dacă îl deschizi la un moment fix, nu atunci când apare deja problema. Pentru o firmă mică, recomand o verificare de luni dimineața și o actualizare vineri după recepții; pentru contabil, verificarea valorilor se leagă de închiderea lunii.

Stabilește o rutină de 15 minute

• Înregistrează comenzile noi imediat după aprobarea internă și atribuie un ID unic, precum CMD-2026-004.
• Verifică în Centralizator numărul comenzilor și valoarea totală cu TVA înainte de plata furnizorilor.
• Completează data livrării efective în aceeași zi în care marfa este recepționată.
• Revizuiește furnizorii activi și termenele standard la începutul fiecărei luni.

Imaginea 3 arată indicatorii din Centralizator: număr total comenzi, valoare fără TVA, TVA, total cu TVA, valoare medie, livrate, întârziate și procent livrate. Cele trei grafice folosesc sinteza pe furnizor, distribuția statusurilor și distribuția pe categorii.

Folosește foaia Instrucțiuni ca regulă de lucru

În imaginea 4, foaia Instrucțiuni explică cei 7 pași și legenda culorilor. Completează doar celulele de introducere, nu șterge formulele din coloanele calculate și nu transforma valorile procentuale în texte precum 19 lei.

Fișierul are filtrare pe rândul de antet și panouri înghețate, ceea ce ajută când urmărești multe câmpuri. Când ai peste 100 de comenzi, mai multe gestiuni, aprobări pe utilizatori sau integrare cu facturarea și contabilitatea, treci la un program propriu-zis; copierea foilor nu este o soluție sigură pentru volum mare.