Evidență contracte clienți - Model Excel Gratuit

1. Pasul 1 — Deschide foaia Clienti și completează în celulele galbene ID-ul unic, denumirea, CUI/CIF-ul, orașul, persoana de contact, e-mailul și telefonul.
2. Pasul 2 — În foaia Contracte introdu un ID contract, de exemplu CTR-2026-004, apoi selectează ID-ul clientului din lista derulantă.
3. Pasul 3 — Alege tipul contractului, precum Servicii recurente, Consultanță, Abonament mentenanță, Licență software sau Închiriere echipamente.
4. Pasul 4 — Completează data semnării, data începerii și data expirării în format ZZ.LL.AAAA, apoi introdu valoarea lunară netă și cota TVA.
5. Pasul 5 — Selectează responsabilul contractului și notează în Observații negocierile, notificările sau documentele încă lipsă.
6. Pasul 6 — Verifică rezultatele calculate în coloanele TVA, valoare lunară brută și valoare anuală brută. Nu modifica celulele cu formule.
7. Pasul 7 — Deschide Dashboard pentru indicatori și urmărește coloana Alertă expirare înainte de întâlnirea săptămânală sau de facturarea lunii.

Un administrator de SRL cu 15 clienți nu are nevoie să caute în foldere diferite data expirării, valoarea abonamentului și persoana responsabilă. În foaia Contracte, un singur rând leagă aceste informații de ID-ul clientului, iar câmpurile CUI/CIF și contactul se completează automat din foaia Clienti.

Imaginea 1 arată foaia Contracte cu cele 20 de coloane. Primele câmpuri sunt pentru identificare, datele contractului și valoarea netă, iar coloanele M-R sunt rezultate calculate: TVA, brut lunar, brut anual, status, zile rămase și alertă.

Exemplul unei firme cu servicii recurente

O firmă de instalații are 4 angajați și contracte lunare cu 12 clienți. Pentru un contract de 8.500 lei net, la TVA de 19%, modelul calculează 1.615 lei TVA, 10.115 lei valoare brută lunară și 121.380 lei valoare brută anuală. Aceste sume intră automat în indicatorii din Dashboard.

În cursul săptămânii, responsabilul verifică filtrul din rândul 4 și caută contractele cu alertă de reînnoire. La închiderea lunii, administratorul compară venitul lunar brut pe client cu facturile emise, iar contabilul folosește lista pentru verificarea documentelor contractuale.

Ce găsești în celelalte foi

Imaginea 2 prezintă catalogul Clienti, cu ID, denumire, CUI/CIF, oraș, contact, e-mail și telefon. Imaginea 3 arată Dashboard-ul cu indicatorii-cheie, iar imaginea 4 prezintă instrucțiunile pentru completare și explică faptul că rândurile până la 104 sunt pregătite pentru înregistrări.

Modelul permite selectarea cotelor de TVA de 19%, 9% sau 5%. Cota standard este 19%, iar cotele reduse se aplică numai operațiunilor prevăzute de Codul fiscal; nu alegi 9% sau 5% doar pentru că valoarea contractului este mică.

Pentru un contract de servicii B2B de 8.500 lei net, cota de 19% înseamnă 1.615 lei TVA și 10.115 lei total brut. Dacă operațiunea se încadrează legal la 9%, TVA-ul ar fi 765 lei, iar totalul 9.265 lei. Modelul calculează aritmetic suma, dar nu stabilește regimul fiscal al serviciului.

Legătura cu facturarea și decontul

Contractul nu înlocuiește factura și nici documentele justificative. Pentru o societate plătitoare de TVA, valorile trebuie reconciliate cu facturile emise, registrul de vânzări și decontul TVA D300, transmis prin SPV la ANAF, de regulă lunar sau trimestrial, până pe 25 ale lunii următoare perioadei fiscale.

Dacă firma este obligată să emită facturi prin RO e-Factura, evidența contractelor trebuie corelată cu facturile transmise în sistem. Modelul nu transmite documente, nu generează facturi și nu verifică automat plafonul de 300.000 lei pentru înregistrarea în scopuri de TVA.

Ce date introduci și ce se calculează

Introduci manual ID-ul, clientul, tipul contractului, datele, valoarea netă, TVA-ul, responsabilul și observațiile. Datele clientului, TVA-ul în lei, valoarea brută și statusul sunt rezultate calculate; nu le suprascrie, pentru că pierzi legătura dintre catalog și contract.

Cea mai scumpă eroare nu este o formulă greșită, ci un contract expirat care continuă să fie facturat. La 8.500 lei net pe lună, două luni facturate fără bază contractuală înseamnă 17.000 lei venit de clarificat, plus TVA de 3.230 lei dacă se aplică 19%.

ID-uri duplicate și clienți asociați greșit

Dacă introduci de două ori CL-001 sau alegi ID-ul unui alt client, formulele preiau informații valide, dar pentru firma greșită. O factură de 4.200 lei emisă către altă societate poate necesita storno, refacturare și explicații în contabilitate; modelul nu verifică unicitatea juridică a clientului.

Folosește un ID unic pentru fiecare client și verifică CUI/CIF-ul înainte de prima factură. Pentru documentele fiscale, denumirea, CUI/CIF-ul, seria și numărul facturii, data, baza și TVA-ul trebuie să corespundă documentelor reale.

Date expirate și status neînțeles

Statusul folosește data curentă: dacă termenul a trecut, afișează Expirat; dacă este în următoarele 30 de zile, afișează Expiră în 30 zile. În 7 septembrie 2026, un contract cu expirare la 21 septembrie 2026 are 14 zile rămase și trebuie discutat imediat, nu la sfârșitul lunii.

O altă problemă apare când utilizatorul scrie datele ca text. Formula nu poate calcula corect zilele până la expirare, iar Dashboard-ul poate raporta incomplet. Introdu date calendaristice reale în coloanele H-J și verifică formatul ZZ.LL.AAAA.

Documente și confidențialitate

Fișierul conține CUI/CIF, e-mailuri și telefoane, deci aplică reguli interne de acces și GDPR. Nu trimite întregul registru prin e-mail dacă destinatarul are nevoie doar de un singur contract și păstrează documentele justificative conform termenelor aplicabile.

Modelul funcționează cel mai bine dacă îl verifici la o oră fixă, nu doar când apare o problemă. Recomandarea mea este o verificare de 20 de minute în fiecare vineri: filtrezi coloana Alertă expirare, contactezi clienții marcați Reînnoire necesară și actualizezi Observații.

Leagă verificarea de facturarea lunară

În ziua pregătirii facturilor, compară venitul lunar brut din Dashboard cu contractele care ar trebui facturate. De exemplu, trei contracte de 8.500 lei, 4.200 lei și 12.500 lei net însumează 25.200 lei net; la 19% TVA, totalul brut este 29.988 lei.

• Actualizează foaia Clienti când se schimbă persoana de contact sau telefonul.
• Folosește listele derulante, nu valori scrise diferit precum Mentenanță și Abonament mentenanță.
• Completează Observații după fiecare notificare sau ofertă de prelungire.
• Verifică lunar lunile de expirare din Dashboard, din ianuarie până în decembrie 2026.

Când ai nevoie de un sistem dedicat

Fișierul este potrivit pentru maximum 100 de înregistrări pregătite în foile Contracte și Clienti. Dacă ai peste 100 de contracte, mai mulți utilizatori simultan, aprobări, atașamente, notificări automate sau integrare cu facturarea, treci la un program CRM ori contabilitate; Excel rămâne util pentru export și analiză.

Salvează o copie lunară înainte de modificări importante. Astfel poți compara situația contractelor și veniturilor fără să pierzi istoricul de lucru.