Notă comandă internă - Model Excel gratuit

1. Deschide foaia Instrucțiuni și verifică structura fișierului. Imaginea 4 arată ghidul rapid și rolul fiecărei foi.
2. Intră în foaia Comenzi și completează celulele galbene: ID-ul notei, data solicitării, departamentul, solicitantul, centrul de cost, furnizorul, codul produsului și cantitatea.
3. Selectează codul produsului din lista derulantă. Denumirea, categoria, unitatea de măsură, prețul standard și cota TVA sunt aduse din foaia Liste.
4. Completează data necesară, prioritatea, statusul, persoana care aprobă, data aprobării și observațiile.
5. Verifică valorile calculate în coloanele M-P. De exemplu, pentru 2 laptopuri la 4.200 lei fără TVA, valoarea este 8.400 lei, TVA-ul la 19% este 1.596 lei, iar totalul este 9.996 lei.
6. Actualizează statusul pe măsură ce solicitarea trece prin aprobare, comandare și recepție. Nu modifica formulele din coloanele calculate.
7. Consultă Dashboard pentru controlul valorilor, statusurilor, departamentelor și termenelor. Actualizează catalogul și listele-suport numai în foaia Liste.

O notă de comandă internă este documentul prin care un angajat transmite o nevoie de cumpărare către persoana care aprobă achiziția. Administratorul unui SRL mic, responsabilul de birou sau contabilul poate folosi registrul pentru consumabile, echipamente, software și servicii, fără să piardă solicitările în conversații disparate.

În foaia Comenzi ai câmpuri pentru departament, solicitant, centru de cost, furnizor preferat și aprobare. De exemplu, o firmă de instalații cu 4 angajați poate înregistra 20 de cutii de mănuși la 35 lei fără TVA și 2 laptopuri la 4.200 lei fără TVA. Pentru laptopuri, formula calculează 8.400 lei bază, 1.596 lei TVA la 19% și 9.996 lei total.

Unde apare nevoia în cursul lunii

Într-un magazin online cu 300 de comenzi pe lună, departamentul operațional poate solicita ambalaje, imprimante de etichete și licențe software. Într-o societate de servicii, responsabilul de birou poate deschide nota înainte de începutul sezonului sau înainte de schimbarea sediului.

Modelul este potrivit când vrei trasabilitate internă, nu înlocuiește factura furnizorului și nu reprezintă singur o dovadă suficientă pentru înregistrarea contabilă. După aprobare, păstrează nota împreună cu oferta, comanda, factura și documentele justificative.

Ce arată imaginile din fișier

Imaginea 1 arată foaia Comenzi, cu filtrare pe intervalul A3:W103 și rânduri înghețate înaintea datelor. Imaginea 2 prezintă catalogul din Liste, iar imaginea 3 sintetizează 100 de rânduri pregătite în Dashboard, cu grafice pe departament, status și categorie.

Nota de comandă internă nu stabilește singură deductibilitatea. Pentru o cheltuială a unui SRL, trebuie să existe legătură cu activitatea economică, documente justificative și înregistrare contabilă corectă potrivit Codului fiscal. Poziția mea este clară: aprobă achiziția numai după ce ai identificat scopul, centrul de cost și documentul care va susține ulterior factura.

Verificarea TVA din catalog

Modelul folosește în exemple cota standard de TVA 19%, dar foaia Liste conține și valori de 9% și 5%. Cota nu se alege după produsul dintr-o listă generică, ci după încadrarea fiscală efectivă: 9% poate fi aplicabil pentru alimente, medicamente, apă sau cazare, iar 5% pentru anumite cărți, locuințe sociale și lemne de foc.

La o achiziție de 10.000 lei fără TVA, 19% înseamnă 1.900 lei TVA și 11.900 lei total. Pentru o poziție de 10.000 lei la 9%, TVA-ul este 900 lei, iar totalul 10.900 lei. Verifică furnizorul și factura înainte de a exercita deducerea TVA.

Documentele și traseul aprobării

Factura trebuie să conțină datele furnizorului și ale cumpărătorului, inclusiv CUI, număr, dată, baza impozabilă, cotă și valoare TVA. Pentru facturile care intră în obligația e-Factura, verifică transmiterea și descărcarea prin SPV; nota internă nu înlocuiește factura din RO e-Factura.

Dacă firma este plătitoare de TVA, datele ajung ulterior în contabilitate și, după caz, în decontul D300 depus la ANAF, de regulă până pe 25 ale lunii următoare perioadei fiscale. Pentru SAF-T, D406 și arhivarea documentelor, folosește nota ca document de control intern, nu ca substitut al registrelor contabile.

În firmele mici, problema nu este de obicei formula Excel, ci faptul că datele se introduc după ce factura a sosit. Atunci aprobarea devine retrospectivă, centrul de cost este neclar, iar contabilul trebuie să reconstruiască cine a cerut produsul și pentru ce activitate.

Prețul și cota TVA rămân neverificate

Un preț standard de 350 lei fără TVA poate fi depășit de oferta furnizorului. Dacă introduci 10 tonere cu 350 lei, ai 3.500 lei bază și 665 lei TVA la 19%; dacă factura vine cu 380 lei pe bucată, diferența este 300 lei fără TVA și trebuie aprobată, nu ascunsă prin modificarea notei.

O altă eroare este aplicarea automată a cotei de 19% la orice produs. La o bază de 5.000 lei, diferența dintre 19% și 9% este 500 lei TVA. Dacă factura are altă cotă justificată de Codul fiscal, corectează catalogul și păstrează explicația, nu modifica manual rezultatul calculat.

Termenul este ignorat după aprobare

Formula din coloana W compară data necesară cu TODAY: o poziție scadentă în mai puțin de 3 zile este Urgentă, una depășită este Întârziat, iar cele recepționate sau respinse devin Închisă. Dacă nu actualizezi statusul, o comandă recepționată poate rămâne afișată ca întârziată.

Un termen ratat poate costa o livrare urgentă de 250 lei sau o zi de muncă pentru trei persoane. Mai grav, factura poate ajunge fără nota aprobată, iar documentele justificative devin greu de legat între ele la închiderea lunii.

Rândurile sunt completate peste formule

În fișier, formulele sunt pregătite pe rândurile 4-103. Dacă lipești valori peste H, I, J, L, M, N, O, P sau W, pierzi completarea automată și alertele. Introdu datele doar în câmpurile destinate utilizatorului și verifică formulele înainte de copiere.

Modelul funcționează cel mai bine dacă nota se deschide înaintea cumpărării, nu după primirea facturii. Pentru un SRL cu 6 angajați, stabilește o verificare marți și joi la ora 10:00, iar aprobatorul să revadă comenzile în aceeași zi.

Leagă registrul de închiderea lunii

În ultima zi lucrătoare, filtrează foaia Comenzi după status și verifică toate pozițiile Comandată, Recepționată sau În așteptare aprobare. Compară totalul cu TVA din Dashboard cu ofertele și facturile primite; la 15 poziții de câte 800 lei fără TVA, baza este 12.000 lei, TVA-ul la 19% este 2.280 lei, iar totalul 14.280 lei.

• Folosește lista derulantă pentru departament, prioritate, status și cod produs, nu variante scrise diferit manual.
• Actualizează catalogul din Liste când se schimbă prețul standard sau cota fiscală.
• Verifică alertele Întârziat și Urgentă înainte de ședința de achiziții.
• Arhivează o copie lunară după ce ai verificat facturile și recepțiile.

Când Excel nu mai este suficient

Fișierul este potrivit pentru o echipă mică și 100 de rânduri pregătite. Dacă ai sute de solicitări lunar, aprobări pe niveluri, stocuri în mai multe locații sau nevoie de audit complet, treci la un program de achiziții ori la un sistem contabil integrat. Nu extinde manual formulele la nesfârșit: crește riscul ca o singură celulă suprascrisă să schimbe raportarea.