Raport zilnic vânzări - Model Excel gratuit

1. Deschide foaia Vânzări zilnice și adaugă câte un rând pentru fiecare tranzacție.
2. Completează celulele de intrare: ID, data, agent, client, CUI/CIF, oraș, produs, categorie, cantitate și preț fără TVA.
3. Selectează cota TVA disponibilă în listă: 19%, 9% sau 5%. Nu modifica formulele din Valoare fără TVA, TVA și Total cu TVA.
4. Alege metoda de plată — Card, Numerar sau Transfer bancar — și actualizează statusul: Încasat, Parțial sau Neîncasat.
5. Verifică în foaia Rezumat zilnic totalul cu TVA, TVA colectată, numărul tranzacțiilor și valoarea medie.
6. Analizează sinteza pe zile, performanța agenților și graficele înainte de închiderea zilei.
7. Folosește foaia Instrucțiuni pentru verificarea regulilor de completare și arhivează fișierul împreună cu documentele justificative.

Un raport zilnic de vânzări este util administratorului unui SRL, responsabilului de vânzări și contabilului care verifică documentele înainte de închiderea lunii. Îl completezi după emiterea facturilor, bonurilor sau documentelor interne, nu în locul acestora. Pentru un magazin online cu 300 de comenzi pe lună, câte un rând pentru fiecare comandă îți permite să compari rapid încasările cu totalul facturat.

Ce introduci la sfârșitul zilei

În foaia Vânzări zilnice, imaginea 1, ai câmpuri distincte pentru client, CUI/CIF, oraș, produs, categorie, cantitate și preț fără TVA. De exemplu, la 2 laptopuri de 5.200 lei fără TVA, valoarea netă este 10.400 lei, TVA la 19% este 1.976 lei, iar totalul este 12.376 lei.

Alege statusul Încasat, Parțial sau Neîncasat imediat după verificarea extrasului bancar ori a casei. Poziția mea este clară: completează raportul la finalul fiecărei zile, nu o dată pe săptămână; după cinci zile, o plată parțială se pierde ușor printre facturi.

Cine verifică datele

Administratorul verifică totalul și restanțele, agentul confirmă clientul și comanda, iar contabilul folosește raportul ca punct de control pentru facturi și încasări. Foaia Rezumat zilnic, imaginea 2, arată totalurile, sinteza pe date și performanța agenților.

Modelul folosește liste pentru cotele de TVA de 19%, 9% și 5%, dar cota aleasă trebuie verificată pentru produsul sau serviciul vândut. Cota standard este 19%; cota de 9% se aplică, între altele, anumitor alimente, medicamente, ape și servicii de cazare, iar 5% anumitor cărți, locuințe și lemne de foc, în condițiile prevăzute de Codul fiscal.

Calculul din fiecare rând

Formulele din foaia Vânzări zilnice calculează valoarea netă, TVA și totalul. La o vânzare de 8 ore de consultanță la 650 lei fără TVA, netul este 5.200 lei, TVA la 19% este 988 lei, iar totalul cu TVA este 6.188 lei. Nu rotunji manual formulele și nu suprascrie coloanele L, M și N.

Raportul nu este decontul TVA și nu înlocuiește formularul D300. Pentru o societate înregistrată în scopuri de TVA, D300 se depune prin SPV, de regulă lunar sau trimestrial, până pe 25 ale lunii următoare perioadei fiscale. Facturile trebuie gestionate separat în e-Factura, iar raportul nu transmite documente către ANAF.

Ce verifici înainte de contabilitate

Compară totalul fără TVA și TVA colectată cu facturile emise, verifică CUI/CIF-ul clientului și păstrează documentele justificative. Dacă firma depășește plafonul de 300.000 lei pentru înregistrarea în scopuri de TVA, tratamentul fiscal trebuie urmărit în evidența contabilă, nu dedus doar din acest tabel.

Cea mai scumpă eroare este introducerea unei cote TVA greșite. La 100.000 lei fără TVA, diferența dintre 19% și 9% este 10.000 lei; o singură selecție greșită poate distorsiona facturarea, TVA colectată și verificarea decontului.

Rânduri incomplete și formule șterse

Dacă treci cantitatea 2 și prețul 5.200, dar lași clientul sau data necompletate, raportul rămâne slab ca document intern. Dacă ștergi formula din L, M sau N, calculul nu mai este automat. Foaia Instrucțiuni spune explicit să editezi celulele galbene și să nu modifici formulele.

Un alt caz întâlnit la firme mici este marcarea tuturor vânzărilor ca Încasat înainte de verificarea extrasului. La 20 de facturi a câte 3.000 lei, o singură factură neîncasată înseamnă 3.000 lei diferență de lichiditate; la 10 facturi neîncasate, ai 30.000 lei de urmărit.

Neconcordanțe cu documentele fiscale

Raportul intern nu dovedește singur livrarea, încasarea sau transmiterea unei facturi în RO e-Factura. O factură transmisă cu întârziere poate atrage amendă, iar TVA declarată greșit poate genera dobânzi și penalități dacă suma datorată rămâne neachitată. Înainte de închiderea lunii, compară rândurile cu facturile, bonurile, extrasele și documentele de transport.

Nu folosi acest fișier ca registru fiscal complet și nu îl trata ca înlocuitor pentru contabilitate. Este un instrument de control operațional cu 100 de rânduri pregătite, nu o aplicație de facturare sau un sistem ERP.

Leagă completarea raportului de o oră fixă, de exemplu 17:30, imediat după verificarea comenzilor și înainte de închiderea casei. Pentru o echipă de 4 agenți, fiecare poate confirma rândurile proprii, iar administratorul verifică totalurile din Rezumat zilnic în cel mult 10 minute.

Un flux simplu de lucru

• La emiterea documentului, notează ID-ul, clientul, suma și agentul.
• La finalul zilei, completează metoda de plată și statusul încasării.
• Compară totalul din tabel cu încasările bancare și numerarul.
• Salvează o copie lunară, de exemplu Raport_vanzari_2026-09.xlsx.

Folosește filtrul de pe rândul 3 pentru a verifica rapid Neîncasat sau Parțial. Listele de validare pentru agent, categorie, TVA, plată și status reduc variațiile de scriere și fac sinteza mai sigură; nu introduce manual variante precum Neincasat fără diacritice.

Când nu mai ajunge Excel

Modelul este potrivit pentru o firmă cu aproximativ 100 de rânduri urmărite într-un fișier. Dacă ai 300 de comenzi lunar, mai multe gestiuni, facturare automată, utilizatori simultani sau obligații de integrare cu contabilitatea, treci la un program dedicat și păstrează Excel pentru analiză.

Poziția mea este să nu dublezi inutil introducerea: dacă ai deja un sistem de facturare, importă sau exportă datele acolo unde este posibil, apoi folosește raportul pentru verificări. La sfârșitul lunii, arhivează fișierul împreună cu documentele și transmite contabilului diferențele, nu doar totalul final.