Pontaj individual Excel Model

1. Deschide foaia Pontaj individual și completează numele angajatului, funcția, departamentul, CUI-ul angajatorului, luna, programul normal și locul de muncă.
2. Introdu data în format ZZ.LL.AAAA, localitatea și tipul zilei. Lista pentru tipul zilei include Lucrată, Concediu de odihnă, Concediu medical, Învoire, Absent și Delegație.
3. Completează ora sosirii și ora plecării în format hh:mm. Pentru o zi 09:00–17:30 cu pauză de 1 oră, formula va calcula 7,5 ore lucrate.
4. Introdu pauza în ore și selectează codul de pontaj: L, CO, CM, INVO, IN sau DEL. Nu modifica celulele cu formule din coloanele calculate.
5. Verifică automat coloanele Ore lucrate, Ore normale, Ore suplimentare, Ore concediu, Ore absente și Status.
6. Deschide foaia Centralizator pentru totaluri și grafice. Completează, dacă este necesar, numărul de zile lucrătoare planificate și observațiile HR.
7. Consultă foaia Instrucțiuni (imaginea 3), revizuiește rândurile cu status Verificare și arhivează fișierul după închiderea lunii.

Fișa este potrivită pentru un angajat dintr-un SRL, pentru un administrator care gestionează o echipă mică sau pentru responsabilul de birou care transmite datele către salarizare la sfârșitul lunii. În practică, pontajul se completează zilnic, nu în ultima zi, deoarece orele de sosire, plecare și pauză se verifică mai ușor în aceeași zi.

Ce completezi în fiecare zi

În foaia Pontaj individual, imaginea 1, coloanele B–H sunt zona principală de introducere: data, localitatea, tipul zilei, ora sosirii, ora plecării și pauza. Coloanele I–P sunt în principal rezultate calculate sau controlate. De exemplu, pentru 09:00–17:30 și pauză de 1 oră, rezultatul este 7,5 ore lucrate, nu 8,5 ore.

Codul L marchează o zi lucrată, CO concediul de odihnă, CM concediul medical, INVO învoirea, IN absența și DEL delegația. Pentru o echipă de 4 angajați, fiecare cu aproximativ 22 de zile lucrătoare într-o lună, acest tip de fișă oferă 88 de înregistrări ușor de verificat înainte de calculul salariilor.

Ce vezi în centralizator

Imaginea 2 arată foaia Centralizator: angajatul și luna sunt preluate din prima foaie, iar totalurile includ zile lucrate, zile de concediu, zile absente, ore lucrate, ore suplimentare și ore de concediu. Cele două grafice folosesc valorile din zonele de categorii și coduri, fără să introduci separat aceleași date.

Conform Codului Muncii, art. 119, angajatorul trebuie să țină evidența orelor de muncă prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidențierea orei de început și a orei de sfârșit a programului. De aceea, coloanele Ora sosire și Ora plecare din model sunt esențiale; completarea doar a totalului de ore nu înlocuiește evidența zilnică.

Programul normal și orele suplimentare

Modelul folosește un program normal editabil, cu valoarea demonstrativă de 8 ore. La 09:00–18:00 și pauză de 1 oră, rezultă 8 ore lucrate și zero ore suplimentare. La 09:00–19:00 și aceeași pauză, rezultă 9 ore lucrate, dintre care 8 ore normale și 1 oră suplimentară.

Orele suplimentare trebuie aprobate și compensate conform regulilor din Codul Muncii, prin ore libere plătite sau, când compensarea nu este posibilă în termenul legal, prin spor salarial. Fișa nu calculează salariul, sporul sau contribuțiile CAS, CASS și impozitul pe venit; ea furnizează evidența orelor pentru circuitul intern și salarizare.

Concedii, absențe și protecția datelor

Pentru concediul de odihnă se folosește codul CO, iar pentru concediul medical CM. Codul Muncii prevede un concediu de odihnă anual de minimum 20 de zile lucrătoare, iar datele despre sănătate trebuie tratate cu atenție conform GDPR; nu introduce diagnostice sau detalii medicale în coloana Observații.

Prima problemă apare când angajatul completează ora de plecare, dar uită pauza. Pentru un interval 08:00–17:00, fără pauza de 1 oră, fișa calculează 9 ore lucrate în loc de 8 și poate marca rândul cu status Verificare. Corectarea unui singur rând durează puțin; corectarea a 22 de zile după închiderea statului de plată poate însemna o reluare inutilă a verificărilor.

Codurile greșite schimbă totalurile

Dacă introduci L în loc de CO, centralizatorul adaugă ziua la zile lucrate și nu la concedii. Într-o lună cu 3 zile de concediu, eroarea poate modifica procentul de prezență de la 19 zile lucrate din 22, adică 86,36%, la 22 din 22, adică 100%.

O altă situație întâlnită este folosirea codului IN pentru o învoire. Formula tratează IN ca absență și calculează ore absente, în timp ce INVO păstrează orele lucrate și codifică situația ca învoire. Pentru acest motiv, folosește listele de validare și verifică explicațiile din foaia Instrucțiuni, imaginea 3.

Rândurile marcate nu se ignoră

Statusul Verificare apare când orele lucrate depășesc programul normal sau când există ore absente. Nu șterge statusul manual: verifică intervalul orar, pauza, codul de pontaj și aprobarea internă a orelor suplimentare. Un pontaj neverificat poate transmite către salarizare ore greșite și poate crea diferențe între pontaj, statul de plată și documentele de personal.

Leagă completarea fișei de o activitate care există deja: verificarea prezenței de la ora 17:00 sau pregătirea statului de plată. Pentru o firmă cu 6 angajați, o verificare de 5 minute pe persoană înseamnă aproximativ 30 de minute pe zi, dar evită centralizarea haotică de la sfârșitul lunii.

Un circuit simplu pentru fiecare lună

• În prima zi, actualizează numele lunii, programul normal și zilele lucrătoare planificate.
• În fiecare zi, completează orele și codul de pontaj imediat după încheierea programului.
• În fiecare vineri, filtrează coloana Status și clarifică toate rândurile Verificare.
• La finalul lunii, compară totalurile din Centralizator cu solicitările de concediu și evidența HR.

Foaia Instrucțiuni explică formatul hh:mm, formatul ZZ.LL.AAAA, codurile și arhivarea. Poți salva o copie pentru fiecare lună, dar păstrează fișierul original separat pentru a nu suprascrie formulele sau validările.

Acest model este suficient pentru un flux simplu, cu un angajat pe fișier și până la 100 de rânduri pregătite în zona zilnică. Ai depășit utilitatea tabelului când introduci simultan zeci de angajați, schimburi, ture de noapte, aprobări pe mai multe niveluri sau integrare cu salarizarea; atunci ai nevoie de un program de pontaj și resurse umane dedicat.