Pontaj lunar - Model Excel gratuit

1. Deschide foaia Instrucțiuni și verifică legenda codurilor și regulile de completare pentru iunie 2026.
2. În foaia Pontaj_Iunie_2026, completează pentru fiecare persoană ID-ul, numele, funcția, departamentul, orașul, data angajării și tipul de normă.
3. Alege tipul de normă din lista disponibilă. Coloana Ore/zi va afișa automat 8, 6 sau 4 ore.
4. Introdu în celulele galbene orele sau codurile corespunzătoare fiecărei zile. Nu completa weekendurile și zilele marcate cu gri.
5. Verifică rezultatele din coloanele Total zile lucrate, Total ore lucrate, Zile CO, Zile CM, Zile nemotivate și Zile WFH.
6. Analizează coloana Procent prezență și statusul pontajului înainte de închiderea lunii.
7. Deschide foaia Sumar pentru totalurile generale, situația pe departamente, tipurile de absență și graficele incluse.

Un pontaj lunar este folosit de administratorul unui SRL, de specialistul HR și de managerii care confirmă prezența echipei înainte de calcularea salariilor. În practică, completarea se face zilnic sau la sfârșitul săptămânii, iar verificarea finală are loc înainte de întocmirea statului de plată pentru luna respectivă.

Foaia Pontaj_Iunie_2026 este organizată pe angajat și pe zi. Imaginea 1 arată coloanele ID angajat, Nume și prenume, Funcție, Departament, Oraș, Data angajării și Tip normă, urmate de Ore/zi și Zile lucrătoare planificate. De la coloana J până la AM sunt zilele 01.06.2026-30.06.2026.

Ce completează utilizatorul

Celulele galbene sunt destinate introducerii manuale. Pentru o zi lucrată poți introduce 8 ore, iar pentru un angajat part-time de 4 ore introduci 4. Codurile CO și CM marchează concediul de odihnă și concediul medical, WFH indică munca la domiciliu sau telemunca, N absența nemotivată, iar S o zi liberă sau sărbătoare legală.

Exemplu pentru o echipă mică

O firmă de instalații cu 4 angajați poate avea 3 salariați cu normă întreagă și unul cu part-time 4h. Dacă cei trei lucrează câte 20 de zile x 8 ore, iar colegul part-time lucrează 20 x 4 ore, totalul este 560 de ore. Foaia calculează separat acest total fără să amesteci pontajele cu salariile.

Imaginea 2 prezintă foaia Sumar, unde vezi numărul total de angajați, totalul orelor, media pe angajat și analiza pe departamente. Imaginea 3 arată foaia Instrucțiuni, inclusiv legenda codurilor și responsabilitățile HR și ale managerilor.

Conform Codului Muncii, angajatorul trebuie să țină evidența orelor de muncă prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidențierea orei de început și a orei de sfârșit a programului. Acest model este un instrument practic de centralizare lunară, dar codurile 8 și 4 nu înlocuiesc, atunci când sunt necesare, evidențele detaliate ale intervalelor orare.

Înainte de statul de plată lunar, HR trebuie să confrunte pontajul cu contractele individuale de muncă, programul stabilit și documentele justificative pentru CO sau CM. Concediul de odihnă are un minim legal de 20 de zile lucrătoare potrivit Codului Muncii; numărul efectiv poate fi mai mare prin contract. Modelul are 21 în coloana Zile lucrătoare planificate ca valoare de lucru pentru luna pregătită, nu ca regulă universală pentru orice contract.

Cum se leagă pontajul de salarizare

Un angajat cu salariu brut de 5.000 lei și normă întreagă nu trebuie pontat ca un coleg part-time de 4 ore. Pentru un calcul orientativ, contribuțiile salariatului sunt CAS 25% și CASS 10%, iar impozitul pe venit este 10% aplicat bazei impozabile; angajatorul datorează și CAM 2,25%. La 5.000 lei brut, CAS este 1.250 lei, CASS 500 lei, iar CAM este 112,50 lei, înainte de deduceri și alte elemente.

Ce trebuie păstrat și protejat

Pontajul se arhivează împreună cu documentele justificative și se limitează accesul la persoanele autorizate. Foaia Instrucțiuni cere explicit respectarea GDPR și a cerințelor ANSPDCP; nu trimite fișierul cu date salariale către persoane care nu au nevoie de ele.

Contractele și modificările lor se gestionează în REGES sau în sistemul aplicabil evidenței salariaților, nu în acest tabel. Poziția corectă este să folosești Excel pentru centralizare și control, iar obligațiile legale de evidență să fie susținute de documente complete.

Cel mai des, problema apare când un manager completează manual texte precum „concediu”, „acasă” sau „absent”, în locul codurilor CO, WFH și N. Formula din coloanele de sinteză numără codurile exacte; un text diferit poate lăsa zilele în afara totalului și poate face ca un angajat cu 18 zile lucrate să pară că are 20.

Orele introduse în weekend

În iunie 2026, calendarul are 30 de zile, iar weekendurile sunt evidențiate cu gri. Dacă introduci 8 ore într-o sâmbătă, totalul poate crește artificial cu 8 ore. Pentru 4 angajați, aceeași eroare repetată două weekenduri înseamnă 64 de ore care trebuie investigate înainte de închiderea pontajului.

Concediul medical fără verificare

Codul CM trebuie susținut de certificatul de concediu medical și verificat înainte de transmiterea datelor către salarizare. Dacă două zile sunt trecute ca 8 ore lucrate și ulterior se transformă în CM, recalcularea afectează salariul, contribuțiile și indemnizația; pentru un brut de 5.000 lei, două zile pot modifica baza de calcul cu sute de lei, în funcție de numărul zilelor lucrătoare și de indemnizație.

Statusul ignorat la final de lună

Modelul marchează „Complet” la un procent de prezență de cel puțin 95%, „De verificat” între 80% și 95% și „Alertă” sub 80%. Pragul nu dovedește singur o abatere: 16 zile pontate din 21 înseamnă aproximativ 76,2%, dar situația poate fi explicată prin CO sau CM documentat.

O altă problemă costisitoare este suprascrierea formulelor din coloanele H, I și AN:AU. Dacă înlocuiești formula cu o valoare tastată, pierzi actualizarea automată și poți transmite către salarizare un total greșit. Corectarea a 100 de rânduri poate consuma câteva ore, în timp ce verificarea săptămânală durează câteva minute.

Pontajul funcționează bine când are un moment fix de completare, nu când este refăcut integral în ultima zi. Pentru o firmă cu 10 angajați, stabilește completarea vineri la ora 16:00 și confirmarea managerului în prima zi lucrătoare următoare. Astfel, 10 rânduri și 5 zile recente sunt verificate înainte să se adune neconcordanțe.

Leagă pontajul de statul de plată

Închide foaia după ce primești documentele pentru CO și CM și înainte de calcularea salariilor. Verifică mai întâi coloanele Total ore lucrate și Total zile CO, apoi compară situațiile „De verificat” și „Alertă” cu aprobările managerilor.

• salvează o copie de lucru înainte de orice modificare;
• nu edita coloanele cu formule;
• folosește listele de validare pentru tipul normei și codurile zilnice;
• păstrează versiunea finală cu luna în numele fișierului;
• limitează accesul la datele personale conform GDPR.

Când Excel nu mai este suficient

Pentru 4-10 angajați, acest model este mai rapid decât un sistem complicat, mai ales dacă pontajul se confirmă săptămânal. Dacă ajungi la sute de angajați, ture schimbătoare, pontaj pe intervale orare, aprobări multiple sau integrare directă cu salarizarea, treci la un program de resurse umane și păstrează Excel pentru verificări.

Foaia Sumar te ajută să nu verifici manual fiecare angajat: afișează totalul orelor, media orelor pe departament și distribuția zilelor CO, CM, WFH și nemotivate. Imaginea 2 include trei grafice, inclusiv analiza orelor pe departamente și a tipurilor de absență.