Ștat salarii angajați - Model Excel Gratuit

1. Deschide foaia Instrucțiuni și citește regula privind celulele galben pal. Acestea sunt zonele în care introduci date; celulele fără această formatare conțin formule sau valori preluate automat.
2. În foaia Date angajați, completează ID-ul, numele, orașul, departamentul, tipul contractului, salariul brut, data angajării și statusul. Nu introduce CNP-uri complete în acest model.
3. În foaia Ștat salarii, verifică perioada de salarizare, data plății și numărul de zile lucrătoare din celulele de sus. Pentru septembrie 2026, modelul are 22 de zile lucrătoare.
4. Alege ID-ul angajatului în coloana B. Numele, departamentul, orașul, tipul contractului și salariul de bază brut sunt aduse automat din registrul angajaților.
5. Completează zilele lucrate, orele suplimentare, sporurile, primele, tichetele, concediul medical brut, deducerea personală, alte rețineri și avansul plătit.
6. Controlează coloana Observații și mesajul privind zilele lucrate. Dacă apare „Verifică zilele lucrate”, compară pontajul cu calendarul și documentele de personal.
7. Verifică foaia Rezumat, apoi confruntă totalurile cu statul de plată, documentele de salarizare și declarația D112 înainte de plată sau depunere.

Un stat de plată este folosit lunar de administratorul unui SRL, de contabilul firmei sau de responsabilul de birou care strânge pontajele și documentele pentru salarizare. Nevoia apare după închiderea pontajului, înainte de plata salariilor și înainte de pregătirea declarației D112. Pentru o firmă mică, un tabel controlat este mai practic decât să cauți contribuțiile în fișiere separate.

Imaginea 1 arată foaia Ștat salarii. Sus găsești perioada, data plății și zilele lucrătoare ale lunii, iar de la coloana A la Z sunt urmărite ID-ul, datele angajatului, brutul, zilele lucrate, veniturile suplimentare, reținerile, netul și costul angajatorului. Sunt pregătite 100 de rânduri, de la 5 la 104, nu doar cele populate în exemplu.

Imaginea 2 prezintă registrul Date angajați, cu coloanele ID, nume, oraș, departament, tip contract, salariu brut, data angajării și status. De exemplu, Andrei Popescu are salariu brut de 7.200 lei, este în Vânzări și are contract cu normă întreagă; Maria Ionescu are 8.400 lei brut și este în Financiar.

Unde intră cifrele în fiecare lună

Într-o societate de servicii cu 4 angajați, completezi pontajul, 6 ore suplimentare, 450 lei sporuri și 600 lei prime, dacă acestea apar în documentele aprobate. Fișierul calculează apoi venitul brut impozabil; tichetele de masă sunt afișate separat și nu sunt adăugate în formula existentă a venitului brut.

Ce verifici înainte de plată

Poziția mea este clară: folosește ID-ul ca identificator unic și ține datele permanente numai în registrul Date angajați. Dacă modifici numele sau salariul direct în stat, formulele pot aduce ulterior altă valoare din registru.

Modelul folosește parametrii standard înscriși în foaia Instrucțiuni: CAS 25%, CASS 10%, impozit pe venit 10% și CAM 2,25%. Aceste procente sunt implementate în formule, dar statul oficial trebuie verificat pentru salariul minim aplicabil, deduceri, facilități și situații speciale valabile în 2026.

La un venit brut impozabil de 8.250 lei, formula modelului calculează CAS de 2.062,50 lei și CASS de 825 lei. Dacă deducerea personală este 300 lei, baza de impozitare devine 5.062,50 lei, iar impozitul de 10% este 506,25 lei, înainte de alte rețineri sau avansuri.

Legătura cu obligațiile angajatorului

Statul de salarii trebuie confruntat cu pontajul, contractele individuale de muncă, certificatele medicale și documentele privind sporurile. Codul Muncii stabilește, între altele, dreptul la minimum 21 de zile lucrătoare de concediu de odihnă, iar evidența contractelor se gestionează prin REGES, cunoscut anterior și prin denumirea Revisal.

Pentru raportarea lunară se pregătește declarația D112, nu doar un export al tabelului. Modelul nu generează D112 și nu înlocuiește aplicația oficială. În imaginea 4, foaia Instrucțiuni precizează verificarea datelor pentru concedii medicale, facilități fiscale, persoane scutite, popriri și beneficii neimpozabile.

De ce nu modifici formulele procentuale la întâmplare

În foaia Ștat salarii, CAS este calculat ca 25% din venitul brut impozabil, CASS ca 10%, impozitul ca 10% din baza rezultată, iar CAM ca 2,25% din brut. Dacă ai o situație care nu urmează calculul standard, păstrează fișierul ca instrument de verificare și adaptează calculul după legislația și documentele aplicabile.

Cea mai costisitoare problemă nu este formula, ci introducerea unei date greșite. Dacă un angajat cu brut de 7.200 lei este trecut cu 22 de zile lucrate deși a avut absențe nemotivate sau concediu medical, statul poate plăti un brut și un net nejustificate. Diferența trebuie recalculată, iar documentele de personal trebuie corectate.

ID-ul greșit mută salariul la altă persoană

În model, coloanele C-G caută datele în intervalul Date angajați A5:F104. Dacă selectezi ANG002 în loc de ANG001, apar automat numele, departamentul și brutul celuilalt angajat. La 8.400 lei în loc de 7.200 lei, numai CAS diferă cu 300 lei, înainte de celelalte componente.

Avansul și reținerile pot dubla scăderea

Salariul net este diminuat cu alte rețineri și avansul plătit. Un avans de 1.500 lei introdus și în alt registru de plată poate face să achiți aceeași sumă de două ori. Verifică extrasele și semnăturile înainte să consideri netul final.

O altă eroare este trecerea tichetelor de masă în brut fără analiză. În acest fișier, coloana M este separată, iar formula venitului brut din O adună salariul de bază, sporurile, primele și concediul medical brut, nu tichetele. Nu schimba această logică fără să documentezi tratamentul fiscal aplicabil.

În plus, formula salariului net presupune CAS, CASS, impozit, alte rețineri și avans, iar deducerea personală intră în baza de impozitare. Pentru popriri, facilități sau concedii medicale, un rezultat aparent corect poate fi totuși greșit fiscal dacă nu ai actele justificative.

Folosește modelul la aceeași oră în fiecare lună, de preferat după închiderea pontajului și înainte de plata salariilor. Pentru o firmă cu 10 angajați, rezervă 30 de minute pentru actualizarea registrului și încă 30 de minute pentru controlul brutului, netului și costului total.

Leagă fișierul de trei rutine fixe

• În prima zi de lucru după închiderea lunii, actualizează Date angajați: persoane noi, statusuri, salarii brute și date de angajare.
• În ziua aprobării pontajului, completează în Ștat salarii zilele lucrate, orele suplimentare, sporurile, primele și concediile medicale.
• Înainte de plată, verifică Rezumatul și compară totalul salariilor nete cu ordinul de plată și totalul costului angajatorului cu bugetul.

În imaginea 3, foaia Rezumat centralizează numărul angajaților, venitul brut, salariile nete, CAS, CASS, impozitul, CAM și costul total. Tot aici apar salariul brut mediu, salariul net mediu, procentul mediu al costurilor și costurile pe cele 9 departamente listate.

Când tabelul nu mai este suficient

Fișierul este potrivit pentru o echipă mică și pentru verificarea calculelor pe 100 de rânduri. Dacă ai mai multe entități, pontaj integrat, istoricul modificărilor, concedii medicale complexe sau raportări recurente, treci la un program de salarizare care păstrează jurnalul modificărilor și generează D112.

Salvează câte o copie pentru fiecare lună, de exemplu Stat salarii 2026-09, și limitează accesul la datele personale conform GDPR. Nu trimite fișierul prin canale nesecurizate; salariile și datele angajaților sunt informații confidențiale.