Stat de plată - Model Excel Gratuit

1. Pasul 1 — Deschide foaia Instrucțiuni și citește indicațiile privind celulele de completat și formulele protejate logic.
2. Pasul 2 — În Parametri, actualizează luna statului, CUI-ul angajatorului, numărul zilelor lucrătoare și cotele folosite în calcul.
3. Pasul 3 — Completează registrul angajaților din zona A15:H114: CNP, nume, departament, funcție, oraș, tip contract, salariu brut contractual și persoane în întreținere.
4. Pasul 4 — În foaia Stat plată, introdu în celulele de lucru C, H:M, O:P, U și Y datele lunii: CNP, zile, ore suplimentare, salariu, bonusuri, tichete, deducere, avans și observații.
5. Pasul 5 — Verifică formulele din coloanele cu venit brut total, contribuții, bază impozabilă, impozit, net, CAM și cost total angajator.
6. Pasul 6 — Deschide Dashboard și verifică indicatorii, costurile pe departamente și cele trei grafice generate din intervalele foii.
7. Pasul 7 — Salvează o copie pentru luna închisă și verifică statul cu documentele de salarizare înainte de plată și declarare.

Un administrator de SRL cu patru angajați ajunge, în fiecare lună, să verifice pontajul, bonusurile, concediile și avansurile înainte de plata salariilor. Modelul este util când vrei o centralizare clară înainte ca datele să ajungă în programul de salarizare sau la contabil.

Imaginea 1 arată foaia Stat plată, unde rândurile 8-107 sunt pregătite pentru angajați. Coloanele C și H:M, O:P, U și Y sunt zone de completare, iar coloanele A, B, D:G și N, Q:T, V:X sunt calculate sau preluate automat.

Ce completezi la închiderea lunii

Introduci CNP-ul, zilele lucrate, zilele de concediu, orele suplimentare, salariul brut, sporurile, tichetele, deducerea și avansul. De exemplu, angajatul demonstrativ are 9.800 lei salariu brut și 650 lei bonus, deci venitul brut total este 10.450 lei.

Un contabil într-un SRL poate copia fișierul pentru fiecare lună, actualiza doar intrările și compara rezultatele cu pontajul și fluturașii. Pentru o societate cu 4 angajați, această rutină înseamnă verificarea a 4 rânduri, nu refacerea unui tabel de la zero.

De ce contează separarea datelor

În imaginea 2, foaia Parametri separă registrul angajaților de calculul lunar. CNP-ul este cheia de căutare, iar numele, departamentul, funcția și orașul sunt aduse automat; astfel, corectezi o informație într-un singur loc.

Foaia Parametri conține ca valori editabile CAS 25%, CASS 10%, impozit pe venit 10% și CAM 2,25%. Acestea sunt valorile demonstrative ale fișierului și trebuie confruntate cu regimul aplicabil angajatului, deducerile personale, concediile medicale și facilitățile fiscale din luna calculată.

Calculul de bază este vizibil în foaia Stat plată: CAS și CASS se aplică venitului brut total, baza impozabilă scade contribuțiile și deducerea personală, iar impozitul se calculează asupra bazei rămase. Pentru exemplul de 10.450 lei brut și deducere de 800 lei, CAS este 2.612,50 lei, CASS 1.045 lei, iar baza înainte de impozit este 5.992,50 lei.

Ce verifici înainte de declarare

Angajatorul trebuie să folosească documente justificative și să depună declarația fiscală relevantă, inclusiv formularul D112, la termenul legal. Plata și declararea obligațiilor salariale se fac, în cazul general, până la data de 25 a lunii următoare celei pentru care se datorează veniturile.

Codul Muncii impune evidența timpului de muncă, iar concediul de odihnă anual nu poate fi mai mic de 21 de zile lucrătoare. Orele suplimentare din coloana K nu trebuie tratate ca simplă sumă: verifică aprobarea, compensarea cu timp liber sau plata lor conform regulilor aplicabile.

Modelul este instrument de control, nu declarație fiscală

Imaginea 3 arată indicatorii din Dashboard, inclusiv totalul brut, CAS, CASS, impozitul și costul total. Fișierul nu înlocuiește verificarea în programul de salarizare sau raportarea către ANAF; formulele sunt transparente și editabile tocmai pentru a putea actualiza parametrii.

Prima problemă apare când modifici manual o valoare calculată. Dacă scrii peste salariul net sau peste CAM, totalul poate părea corect pe un singur rând, dar Dashboard-ul va agrega o cifră greșită pentru toată firma. La 4 angajați și un cost mediu de 8.000 lei, o eroare de 500 lei pe persoană înseamnă 2.000 lei diferență în costul lunar.

CNP-ul duplicat produce identificări greșite

Modelul folosește CNP-ul pentru căutarea în Parametri. Dacă introduci același CNP pe două poziții sau îl tastezi diferit, numele și funcția pot fi preluate incorect; verifică unicitatea registrului înainte să completezi statul.

Datele demonstrative sunt mascate, de tipul ****0101. Într-un fișier real, CNP-ul este dat cu caracter personal: limitează accesul, nu trimite tabelul neprotejat prin e-mail și respectă principiile GDPR.

Concediile și avansurile nu se improvizează

Un concediu medical introdus ca zi lucrată poate umfla brutul, CAS-ul și costul angajatorului. La fel, un avans de 1.500 lei introdus în coloana greșită poate face salariul net de plată să fie eronat cu exact 1.500 lei.

O altă eroare este folosirea unei cote fiscale vechi fără verificare. Pentru un brut total de 50.000 lei, o diferență de un punct procentual la o contribuție înseamnă 500 lei; de aceea, modifică valorile din Parametri numai după ce ai stabilit regimul aplicabil în 2026.

Înainte de plată, compară totalurile cu pontajul, contractele, concediile aprobate și statul generat de aplicația de salarizare. Cinci minute de reconciliere sunt mai ieftine decât corectarea unei declarații și recalcularea salariilor.

Leagă modelul de o rutină fixă: în prima zi lucrătoare după închiderea lunii, aduni pontajul, iar în ziua următoare actualizezi statul. Pentru o firmă cu 6 angajați, rezervă 30 de minute pentru introducere și încă 15 minute pentru compararea totalurilor cu documentele primare.

Ordinea care reduce corecturile

• Actualizează mai întâi Parametri și registrul angajaților.
• Completează apoi zilele, orele și veniturile variabile.
• Verifică în Dashboard totalul brut, netul și costul total.
• Blochează sau arhivează copia după aprobarea statului.

Imaginea 4, foaia Instrucțiuni, explică exact ce celule se actualizează și ce coloane se calculează automat. Folosește validarea existentă: zilele H:J acceptă valori întregi între 0 și 31, orele suplimentare K între 0 și 120, iar valorile monetare selectate între 0 și 100.000.

Poți păstra o copie lunară și schimba data din Parametri, dar nu șterge formulele și nu muta coloanele. Fișierul folosește formule cu denumiri internaționale și virgulă ca separator de argumente; Excel le afișează automat traduse, de exemplu SUMĂ, DACĂ, MEDIE sau SUMĂ.DACĂ.

Când ai depășit limita tabelului

Treci la un program propriu-zis când ai pontaje din mai multe surse, concedii medicale complexe, schimbări dese de contract, mai multe entități sau obligația de a genera automat declarații. Modelul este potrivit pentru calcul și control lunar, nu pentru automatizarea întregului flux de salarizare și raportare.