Situație vânzări pe clienți - Model Excel Gratuit

1. Pasul 1 — Deschide foaia Clienți și completează CUI/CIF, denumirea, orașul, județul, termenul de plată, segmentul, agentul și statusul Activ.
2. Pasul 2 — În foaia Vânzări introdu data facturii, numărul facturii și CUI-ul clientului exact cum apare în registrul Clienți.
3. Pasul 3 — Completează categoria produsului, descrierea, cantitatea, prețul unitar fără TVA, cota TVA și costul de achiziție.
4. Pasul 4 — Selectează statusul Încasată, Parțial încasată sau Restantă și adaugă observații când factura are o situație specială.
5. Pasul 5 — Verifică valorile calculate: clientul, orașul, valoarea fără TVA, TVA-ul, totalul, marja, scadența și zilele de întârziere.
6. Pasul 6 — Consultă foaia Dashboard pentru totaluri, analiza pe client și evoluția lunară din ianuarie până în septembrie 2026.
7. Pasul 7 — Înainte de raportare, verifică facturile fără CUI valid, statusurile de încasare și eventualele marje negative.

Unde apare nevoia de centralizare

Un administrator de SRL verifică de obicei situația vânzărilor înainte de ședința săptămânală, iar agentul comercial are nevoie de aceeași imagine înainte să contacteze clientul. Un contabil poate folosi fișierul la închiderea lunii pentru a compara facturile emise cu încasările și cu documentele transmise către contabilitate.

Într-un magazin online cu 300 de comenzi pe lună, o factură pe rând permite urmărirea clientului, categoriei de produs, cantității și marjei. Dacă 40 de facturi au valoarea medie de 2.500 lei fără TVA, vânzările sunt 100.000 lei, iar la cota standard de 19% TVA-ul calculat este 19.000 lei.

Ce introduci și ce se calculează

În Vânzări introduci coloanele galbene: data, numărul facturii, CUI-ul, categoria, descrierea, cantitatea, prețul, cota TVA, costul și statusul încasării. Clientul și orașul sunt aduse automat din Clienți, unde CUI/CIF-ul trebuie să fie unic.

Imaginea 1 arată filtrarea pe toate cele 21 de coloane, de la Nr. crt. până la Observații. Imaginea 2 arată termenul de plată, segmentul și agentul responsabil. Dashboard-ul grupează ulterior fiecare client în 100 de rânduri pregătite.

Un exemplu dintr-o firmă mică

O firmă de instalații poate avea 4 angajați și 25 de facturi într-o lună. Pentru o vânzare de 10 bucăți la 350 lei fără TVA, valoarea este 3.500 lei, TVA-ul la 19% este 665 lei, iar totalul este 4.165 lei. Dacă achiziția a costat 2.400 lei, marja brută este 1.100 lei, adică 31,43%.

TVA-ul trebuie separat pe factură

Modelul acceptă cotele de TVA de 19%, 9% și 5%. Cota standard este 19%, iar cotele reduse se aplică numai operațiunilor prevăzute de Codul fiscal, de exemplu anumitor alimente, medicamente, cărți sau locuințe. La 10.000 lei fără TVA, 19% înseamnă 1.900 lei TVA și 11.900 lei total.

Înainte de decontul TVA, formularul D300 se depune la ANAF prin SPV, de regulă lunar sau trimestrial, până pe 25 ale lunii următoare perioadei fiscale. Acest fișier este un instrument de control intern, nu înlocuiește jurnalul de vânzări și nu transmite automat date în SPV.

Documentele trebuie să se potrivească

Numărul, data, CUI-ul cumpărătorului, baza impozabilă, cota și valoarea TVA trebuie să corespundă facturii și documentelor justificative. Dacă societatea este obligată să folosească e-Factura, verifică transmiterea prin RO e-Factura separat; workbook-ul nu are integrare sau buton de trimitere.

Pentru o firmă neînregistrată în scopuri de TVA, coloana de TVA nu trebuie folosită mecanic ca și cum societatea ar colecta taxa. Plafonul general de înregistrare în scopuri de TVA este 300.000 lei cifră de afaceri, iar depășirea lui impune verificarea obligației de înregistrare conform regulilor aplicabile.

Vânzarea nu este același lucru cu încasarea

Dashboard-ul separă numărul facturilor de numărul celor cu status Încasată. La 50 de facturi, dintre care 42 sunt încasate, procentul afișat este 84%; diferența trebuie urmărită prin scadență, nu confundată cu o reducere de vânzări. Pentru raportările oficiale, reconciliază tabelul cu contabilitatea și extrasele bancare.

CUI-ul greșit rupe legătura cu clientul

Cea mai scumpă eroare operațională este introducerea unui CUI care nu există sau nu este identic cu registrul Clienți. Formula CĂUTARE.PE.VERTICALĂ nu poate aduce clientul și orașul în acest caz, iar totalurile pe client pot rămâne incomplete. O factură de 12.000 lei fără TVA atribuită greșit poate muta artificial 2.280 lei TVA și 12.000 lei vânzări între clienți.

Nu modifica formulele din E, F, K, M, N, P, Q, S și T. Introdu date doar în câmpurile pregătite și verifică imaginea 4, unde sunt explicate celulele de intrare și rezultatele automate.

Costul unei marje calculate greșit

Dacă introduci costul de achiziție de 4.500 lei în loc de 5.400 lei la o vânzare de 6.000 lei fără TVA, marja afișată devine 1.500 lei în loc de 600 lei. Diferența de 900 lei poate determina administratorul să creadă că produsul are o rentabilitate de 25%, deși marja reală este 10%.

Poziția mea este clară: costul trebuie introdus din documentul de achiziție, nu estimat din memorie. Fișierul calculează marja, dar nu verifică dacă acel cost include transport, discounturi sau alte costuri directe.

Statusul neactualizat falsifică încasarea

O factură de 8.000 lei cu status Încasată, deși clientul a plătit doar 3.000 lei, umflă procentul de încasare. La 20 de facturi, o singură clasificare greșită schimbă indicatorul de la 90% la 85%, iar urmărirea creanțelor devine nesigură.

Zilele de întârziere se calculează automat numai pentru facturile al căror status nu este Încasată și a căror scadență a trecut. Verifică săptămânal soldul real din bancă și actualizează statusul; tabelul nu face reconciliere bancară automată.

Leagă fișierul de două momente fixe

Introdu facturile imediat după emitere, nu la sfârșitul lunii. Vinerea, înainte de urmărirea creanțelor, filtrează statusurile Parțial încasată și Restantă și compară scadența cu extrasele bancare. Pentru 30 de facturi lunare, 10 minute pe săptămână sunt mai sigure decât două ore de reconstrucție la închiderea lunii.

La începutul fiecărei luni, actualizează foaia Clienți: termenele de plată, agenții responsabili și statusul Activ. O modificare de la 30 la 45 de zile schimbă automat scadența facturilor noi, nu însă condițiile contractuale deja convenite fără o verificare documentară.

Folosește o verificare scurtă și repetabilă

• Filtrează Vânzări după Status încasare și verifică facturile restante.
• Compară CUI-ul cu factura originală înainte de raportarea pe client.
• Verifică marjele negative și costurile de achiziție necompletate.
• Deschide Dashboard-ul și notează clienții cu pondere mare din vânzări.

Dashboard-ul folosește formule SUMĂ, SUMĂ.DACĂ, NUMĂRĂ.DACĂ și MEDIE pentru indicatorii agregate. Imaginile 1-4 ajută la orientare, dar fișierul nu are tabel Excel structurat pentru extindere automată peste rândul 101; pentru peste 100 de înregistrări trebuie să copiezi formulele și validările cu atenție.

Când ai nevoie de un program dedicat

Modelul este potrivit pentru o firmă mică și până la 100 de rânduri pregătite în Vânzări. Dacă ai 500 de facturi lunar, mai multe gestiuni, facturi storno, plăți parțiale detaliate, integrare RO e-Factura sau raportare SAF-T, treci la un program de facturare și contabilitate. Excelul rămâne util pentru analiză, dar nu ar trebui să fie singura evidență operațională.