Factură proformă în valută - Model Excel Gratuit

1. Deschide foaia Liste și verifică produsele, serviciile, prețurile standard și cotele de TVA. Actualizează cursurile BNR pentru EUR și USD înainte de emitere.
2. În foaia Proformă, completează seria și numărul, data emiterii și data scadenței. Datele se introduc în format ZZ.LL.AAAA.
3. Alege EUR sau USD în celula Monedă. Cursul RON se completează automat din lista asociată monedei.
4. Selectează codul produsului sau serviciului în coloana B. Descrierea, UM, prețul standard și TVA-ul implicit sunt aduse automat.
5. Introdu cantitatea și, dacă este cazul, discountul între 0% și 50%. Verifică manual prețul unitar și cota TVA pentru fiecare poziție.
6. Controlează totalurile din rândul TOTAL și echivalentul în RON. Consultă foaia Sumar pentru TVA defalcată și grafice.
7. Folosește foaia Instrucțiuni înainte de tipărire sau trimitere și păstrează proforma separat de factura fiscală emisă ulterior.

O proformă în valută este folosită înaintea livrării sau prestării, când clientul are nevoie să vadă suma de plată și datele bancare, iar tu nu ai emis încă factura fiscală. Un freelancer pe PFA o poate trimite unui client din Germania pentru servicii în EUR, iar un administrator de SRL o poate folosi pentru o comandă de echipamente plătită în USD.

Foaia Proformă este documentul principal. Imaginea 1 arată antetul cu seria PF-2026-001, data emiterii 27.08.2026, scadența 10.09.2026, moneda EUR și tabelul de poziții. Coloanele B, E și G sunt folosite pentru selectarea codului, cantitate și discount, iar coloanele calculate afișează valorile în valută și RON.

Catalogul și cursul se gestionează separat

Imaginea 2 prezintă foaia Liste, unde codul LIC-ERP are preț standard de 1.200 EUR și TVA implicită de 19%. Pentru EUR este exemplificat cursul 5,0874 lei, iar pentru USD 4,3251 lei; acestea sunt valori populate în model și trebuie actualizate înainte de folosire, dacă documentul cere alt curs.

La 3 licențe de 1.200 EUR, valoarea netă este 3.600 EUR. Cu TVA 19%, rezultă 684 EUR TVA și 4.284 EUR total, iar la cursul 5,0874 echivalentul total este 21.793,10 lei. Dacă aplici un discount de 5%, baza se reduce la 3.420 EUR înainte de calculul TVA.

Sumarul verifică documentul înainte de trimitere

Imaginea 3 arată foaia Sumar, cu poziții completate, totaluri în valută și RON, discount mediu și TVA pe cote. Imaginea 4 conține instrucțiunile de utilizare și mențiunea legală: proforma nu este factură fiscală și nu este document justificativ pentru deducerea TVA.

O proformă nu este reglementată ca document fiscal echivalent facturii și nu generează, prin ea însăși, TVA colectată sau drept de deducere. Modelul afișează explicit această mențiune, deci nu îl folosi ca înlocuitor pentru factura fiscală și nu îl înregistra în decontul TVA formularul D300.

La emiterea facturii fiscale trebuie să respecți elementele cerute de Codul fiscal: identificarea furnizorului și clientului prin CUI/CIF, număr secvențial, dată, descriere, cantități, prețuri, cotă și valoare TVA. Pentru operațiunile care intră în obligația e-Factura, factura fiscală se transmite în RO e-Factura prin SPV; proforma trimisă clientului nu îndeplinește această obligație.

Cotele de TVA din model trebuie verificate

Fișierul permite cotele de 19%, 9% și 5%. În cazul general, 19% este cota standard, 9% se aplică unor categorii precum alimente, medicamente, apă și cazare, iar 5% unor categorii prevăzute de Codul fiscal, precum cărți, anumite locuințe și lemne de foc. Nu selecta o cotă doar pentru că apare în listă; produsul trebuie să se încadreze legal.

Pentru o proformă de 10.000 EUR cu TVA 19%, TVA indicată este 1.900 EUR, iar totalul este 11.900 EUR. La cursul de 5,0874 lei, totalul echivalează cu 60.539,06 lei, însă factura fiscală poate necesita reguli de curs și tratament TVA specifice operațiunii, inclusiv pentru livrări intracomunitare sau export.

Cursul valutar trebuie documentat

Foaia Liste păstrează moneda, cursul RON, data cursului și sursa BNR. Poziția mea este clară: actualizează cursul înainte de fiecare document și păstrează dovada folosită la factura fiscală; nu lăsa cursul demonstrativ din fișier să devină automat cursul contabil al tranzacției.

Cea mai costisitoare eroare este să trimiți clientului o proformă și să uiți factura fiscală după livrare. În acest caz, venitul și TVA nu sunt documentate la timp, iar la control apar diferențe între contract, încasare, livrare și evidența contabilă. La 10.000 EUR și TVA 19%, o întârziere înseamnă că nu mai urmărești corect 1.900 EUR TVA, nu doar suma comercială.

O altă problemă apare când cursul din foaia Liste rămâne 5,0874 lei, deși documentul este emis într-o zi cu alt curs relevant. Pentru 20.000 EUR, o diferență de 0,10 lei pe euro schimbă echivalentul cu 2.000 lei. De aceea, verifică data, sursa BNR și regula de curs înainte să transformi proforma în factură fiscală.

Discountul greșit modifică și TVA

Modelul calculează valoarea netă ca preț unitar înmulțit cu cantitatea, diminuat cu discountul. Dacă introduci 10% în loc de 0,10 sau 10%, o poziție de 5.000 EUR poate deveni invalidă: 0,10 înseamnă 10%, dar 10 înseamnă o reducere de 1.000%, dacă nu este corectată de validare.

Verifică și cota TVA adusă implicit din catalog. La servicii de 8.000 EUR, diferența dintre 19% și 9% este 800 EUR TVA. Dacă alegi 9% fără temei legal, factura ulterioară poate necesita corecție și refacerea raportărilor.

Nu confunda totalul în RON cu suma de plată

Coloanele L:N sunt echivalente în RON, iar H:K sunt valorile în moneda aleasă. Dacă proforma este în USD, clientul trebuie să știe clar dacă plătește USD sau RON și ce se întâmplă cu diferența de curs la încasare. O factură de 3.000 USD la 4,3251 lei înseamnă 12.975,30 lei, dar banca poate credita altă sumă în RON la conversie.

Folosește modelul în două momente fixe: actualizează cursurile și catalogul în prima zi lucrătoare a lunii, apoi verifică fiecare proformă înainte de trimitere. Pentru un SRL care emite 25 de proforme pe lună, 10 minute de verificare pentru fiecare înseamnă puțin peste 4 ore; este mai ieftin decât refacerea documentelor după încasare.

Leagă verificarea de o activitate existentă

Administratorul poate verifica foaia Proformă înainte de aprobarea plății, iar contabilul poate compara proformele cu facturile fiscale la închiderea lunii. Nu arhiva proforma în locul facturii: păstrează-o ca ofertă sau document comercial, iar factura fiscală înregistreaz-o și transmite-o prin RO e-Factura când este obligatoriu.

• Duplică fișierul pentru fiecare document și păstrează seria în numele fișierului.
• Actualizează cursul, data și sursa înainte de completarea pozițiilor.
• Verifică diferențele dintre totalul în valută și totalul în RON.
• Printează sau exportă numai după ce ai verificat clientul, scadența și cota TVA.

Celulele editabile sunt marcate vizual, iar formulele rămân în rândurile pregătite. Folosește validările pentru monedă, cod produs, cantitate, discount și TVA; astfel reduci tastarea liberă și păstrezi calculele stabile.

Când ai depășit limita modelului

Fișierul este potrivit pentru documente individuale și un catalog restrâns, nu pentru sincronizare cu stocuri, CRM, bancă sau RO e-Factura. Dacă emiți 300 de facturi pe lună, ai mai multe gestiuni sau trebuie să urmărești automat încasările, treci la un program de facturare și contabilitate; Excel rămâne util pentru verificări și simulări.