Normă de lucru zilnică Excel Model

1. Deschide foaia Pontaj Zilnic și verifică rândurile de exemplu. Acestea arată cum se completează un pontaj pentru data de 14.07.2026.
2. Introdu numele angajatului și departamentul în coloanele Angajat și Departament. Păstrează aceeași scriere a numelui în toate zilele, pentru ca sumarul să grupeze corect datele.
3. Completează data, ora de start, ora de stop și durata pauzei. De exemplu, pentru programul 08:00–16:30 cu pauză de 0,5 ore, timpul efectiv este de 8 ore.
4. Verifică valoarea din coloana Normă zilnică (ore). Pentru un salariat cu normă întreagă și program obișnuit, valoarea folosită în model este 8 ore.
5. Lasă coloanele de calcul să determine orele lucrate efectiv, diferența, procentul de realizare și orele suplimentare. Nu suprascrie formulele din aceste coloane.
6. Controlează coloana Status și corectează rândurile cu ore sau pauze introduse greșit. O zi de 08:00–15:30 cu pauză de 0,5 ore înseamnă 7 ore lucrate, nu 8.
7. Deschide Sumar Angajați pentru imaginea de ansamblu și folosește Instrucțiuni atunci când predai fișierul unei alte persoane din firmă.

Un administrator de SRL cu 4 angajați ajunge să verifice pontajul în fiecare lună, înainte de calculul salariilor. Într-o firmă de instalații, de exemplu, un tehnician poate lucra 08:00–16:30 cu 0,5 ore pauză, adică 8 ore efective, în timp ce altul poate lucra 08:00–18:00 cu o oră pauză, adică 9 ore și 1 oră suplimentară.

Foaia Pontaj Zilnic este locul în care introduci evenimentul concret din ziua respectivă. Imaginea 1 arată tabelul cu coloanele Nr crt, Angajat, Departament, Data, Ora start, Ora stop, Pauză (ore), Normă zilnică (ore), Ore lucrate efectiv, Diferență (ore), % realizare normă, Ore suplimentare și Status.

Ce verifici în timpul lunii

Responsabilul de birou poate completa pontajul la sfârșitul fiecărei zile, iar administratorul îl verifică vinerea. Pentru 20 de zile lucrătoare la normă întreagă, reperul lunar este de 160 de ore atunci când luna are 20 de zile lucrătoare; nu folosi însă automat 160 pentru toate lunile, deoarece norma lunară se raportează la calendarul și programul aplicabil.

Un freelancer pe PFA nu are pontaj de salariat în sensul Codului Muncii, dar poate folosi aceeași structură pentru a urmări orele facturabile. În schimb, contabilul unui SRL folosește pontajul ca document operațional pentru statul de plată, concedii, absențe și analiza încărcării pe departamente.

Cum citești imaginea 2

Imaginea 2, aferentă foii Sumar Angajați, este destinată centralizării pe salariat. Dacă George are 9 ore într-o zi și 8 ore în următoarele 4 zile, totalul săptămânii este 41 de ore; diferența trebuie analizată împreună cu aprobarea orelor suplimentare, nu tratată automat ca timp normal.

Pentru un salariat adult cu normă întreagă, durata normală a timpului de muncă este de 8 ore pe zi și 40 de ore pe săptămână, potrivit Codului Muncii. Modelul folosește 8 în coloana Normă zilnică (ore), dar poți adapta această valoare pentru un contract cu timp parțial, unde programul și drepturile se stabilesc proporțional în contractul individual de muncă.

La programul 08:00–16:30 cu pauză de 0,5 ore, calculul este 8,5 - 0,5 = 8 ore efective. La programul 09:00–17:00 cu aceeași pauză, rezultatul este 7,5 ore. Pauza de masă nu se include, ca regulă, în timpul de muncă atunci când nu este inclusă în programul efectiv și salariatul nu se află la dispoziția angajatorului.

Limitele pentru ore suplimentare

Munca prestată peste durata normală este muncă suplimentară și se efectuează, în principiu, cu acordul salariatului, cu excepțiile prevăzute de lege. Durata maximă legală a timpului de muncă, inclusiv orele suplimentare, este de 48 de ore pe săptămână, calculată cu respectarea regulilor privind perioada de referință.

Orele suplimentare se compensează cu ore libere plătite în următoarele 90 de zile calendaristice după efectuare. Dacă acest lucru nu este posibil, sporul negociat prin contractul colectiv sau individual nu poate fi mai mic de 75% din salariul de bază pentru durata respectivă, conform regulilor din Codul Muncii. De aceea, coloana Ore suplimentare este un semnal de verificare, nu singura bază pentru plata sporului.

Repausul și evidența timpului

Angajatorul trebuie să țină evidența zilnică a orelor de început și de sfârșit ale programului, exact date pe care modelul le solicită. Între două zile de muncă există, ca regulă, un repaus de cel puțin 12 ore consecutive, iar repausul săptămânal este de 48 de ore consecutive, de regulă sâmbăta și duminica. Foaia Instrucțiuni, prezentată în imaginea 3, trebuie păstrată împreună cu fișierul, dar modelul nu înlocuiește documentele și procedurile interne obligatorii.

Prima problemă practică este introducerea orelor ca text, de exemplu 8.00 în loc de 08:00 sau cu spații ascunse. Excel nu mai calculează corect diferența dintre ore, iar o zi care ar trebui să aibă 8 ore poate apărea cu zero sau cu un rezultat imposibil. Înainte de închiderea lunii, verifică dacă toate valorile din Ora start și Ora stop sunt ore reale, nu texte copiate dintr-un mesaj.

O pauză uitată schimbă salariul

Dacă un angajat lucrează 08:00–17:00 și pauza de o oră nu este introdusă, tabelul poate indica 9 ore lucrate în loc de 8. Pentru 10 zile, eroarea ajunge la 10 ore; la un salariu de bază de 4.500 lei și aproximativ 160 de ore lunare, o oră valorează circa 28,13 lei brut, fără a calcula separat eventualul spor.

O altă eroare este înscrierea orelor suplimentare direct în salariu, fără aprobare și fără verificarea compensării cu timp liber în 90 de zile. Pentru 6 ore suplimentare, diferența dintre compensarea cu timp liber și plata cu spor de minimum 75% poate influența atât statul de plată, cât și contribuțiile calculate pentru luna respectivă.

Rândurile duplicate și pontajul incomplet

Un angajat introdus de două ori în aceeași zi poate duce la 16 ore calculate, deși programul real a fost de 8 ore. La fel de grav este să lași necompletate zilele de concediu sau de absență și să transmiți foaia ca și cum ar fi zile nelucrate fără explicație.

Într-un SRL cu 4 salariați și 22 de zile lucrătoare, ai aproximativ 88 de rânduri de verificat. Zece minute de control pe zi sunt mai ieftine decât refacerea statului de plată, corectarea declarațiilor și justificarea unei evidențe neconforme la un control. Păstrează fișierele pe luni și limitează accesul la datele despre angajați, deoarece numele și programul de lucru sunt date cu caracter personal în sensul GDPR.

În aceeași logică de verificare, pentru zilele de boală merită folosit și un model de calcul al concediului medical, ca să nu amesteci absențele justificate cu orele nelucrate.

Pontajul funcționează cel mai bine dacă îl legi de o rutină deja existentă: completare zilnică la ora 16:30, verificare în fiecare vineri și închidere în ultima zi lucrătoare a lunii. Nu aștepta data statului de plată; după 20 de zile, este dificil să reconstruiești cine a început la 08:00 și cine a plecat la 18:00.

O rutină simplă pentru administrator

• În fiecare dimineață, verifică dacă data și angajații zilei sunt pregătiți în Pontaj Zilnic.
• La sfârșitul programului, completează Ora stop și Pauză (ore), nu doar numărul total de ore.
• Vinerea, filtrează Status și investighează orice diferență negativă sau număr neobișnuit de ore suplimentare.
• La final de lună, compară Sumar Angajați cu cererile de concediu, foile de parcurs și aprobările interne.

Poți copia foaia pentru luna următoare, dar actualizează datele, norma și lista salariaților înainte să începi. Folosește validarea datelor pentru departamente și formatare condiționată pentru diferențe negative; astfel, un rând cu 7 ore lucrate la o normă de 8 ore iese imediat în evidență.

În formulele românești vei recunoaște funcții precum SUMĂ, DACĂ și SUMĂ.DACĂ. Fișierul descărcabil folosește standardul internațional, cu denumiri englezești și virgulă ca separator de argumente, iar Excel le afișează automat tradus în interfața română; zecimalele se introduc cu virgulă.

Modelul este potrivit pentru o echipă mică. Dacă ai peste 20 de angajați, ture, schimburi de noapte, pontaj pe proiecte sau peste 10.000 de rânduri anual, treci la un program de salarizare și pontaj care păstrează istoricul, aprobările și drepturile de acces.

Pentru păstrarea istoricului și a verificărilor de siguranță, urmează apoi fișa de instructaj SSM pentru fiecare angajat.