Situație lucrări - Model Excel gratuit

1. Deschide foaia Situatie Lucrari și verifică titlul perioadei. Exemplul este pentru luna iulie 2026, cu data emiterii 31.07.2026.
2. Completează celulele evidențiate pentru beneficiar, executant, numărul contractului, obiect, luna de raportare și data emiterii.
3. Introdu fiecare articol de lucrări cu număr curent, cod articol, denumire, unitate de măsură, cantitate contractată și preț unitar în lei.
4. Completează cantitatea executată cumulat anterior și cantitatea executată în luna curentă, pe baza măsurătorilor și documentelor aprobate de șantier.
5. Verifică valorile calculate pentru cantitatea cumulată total, procentul de realizare, valoarea executată și restul de executat.
6. Actualizează coloana Status după verificarea cantităților și a aprobării situației de către beneficiar sau reprezentantul acestuia.
7. Consultă foaia Dashboard pentru sinteză, apoi folosește foaia Instructiuni când predai fișierul unui coleg sau când pregătești următoarea lună.

Într-un contract de construcții, situația de lucrări nu este o simplă listă pentru arhivă. Ea leagă măsurătorile din șantier de valoarea care poate fi certificată și, ulterior, facturată. Administratorul unui SRL o verifică înainte de factură, responsabilul tehnic o corelează cu lucrările efectiv executate, iar beneficiarul o folosește pentru aprobarea plății.

În imaginea 1, foaia Situatie Lucrari pornește de la datele contractului: Primăria Municipiului Cluj-Napoca, SC Construct Total SRL, contractul 125/15.03.2026 și obiectul Modernizare școală generală nr. 5. Perioada este 01.07.2026–31.07.2026, ceea ce îți arată imediat la ce termen se referă raportul.

Ce verifici la închiderea lunii

La sfârșitul lunii, șeful de șantier transmite cantitățile măsurate, iar persoana care pregătește documentul le introduce în coloanele Cant. exec. cumulat anterior și Cant. exec. luna curentă. Coloana Cant. exec. cumulat total îți arată progresul de la începutul contractului, nu doar activitatea din iulie.

De exemplu, dacă un articol are 100 metri pătrați contractați, 35 metri pătrați executați anterior și 20 metri pătrați în luna curentă, totalul cumulat este 55 metri pătrați, iar realizarea este 55%. La un preț unitar de 180 lei, valoarea contractată este 18.000 lei, iar valoarea executată cumulată este 9.900 lei.

Cine are nevoie de această evidență

Un responsabil de birou într-o societate de servicii tehnice poate pregăti situația pentru fiecare contract, iar administratorul verifică rapid restul de executat înainte să accepte o nouă comandă de materiale. Pentru lucrări cu durată de 6 sau 12 luni, păstrarea unei versiuni pe fiecare lună este mai sigură decât modificarea unui singur fișier fără istoric.

Poziția mea este clară: pentru un contract mic sau mediu, începe cu acest centralizator Excel, dar păstrează separat procesele-verbale, măsurătorile și aprobările. Tabelul controlează cifrele; nu înlocuiește documentele justificative.

O situație de lucrări aprobată este documentul care susține cantitățile și valorile executate, dar nu este, prin ea însăși, o factură. Pentru facturare ai nevoie de factura emisă cu elementele obligatorii și, dacă operațiunea intră în sfera aplicabilă, de transmiterea în RO e-Factura prin SPV. Situația, contractul, devizul și procesul-verbal trebuie să poată fi corelate.

În construcții, aplică TVA conform regimului de taxare al operațiunii. Cota standard este 19%; în anumite cazuri prevăzute de Codul fiscal se aplică 9% sau 5%, însă o lucrare de construcții nu se trece automat la o cotă redusă doar pentru că obiectul este o clădire. Pentru 100.000 lei valoare fără TVA, TVA standard este 19.000 lei, iar factura ajunge la 119.000 lei.

Legătura dintre tabel și documentele fiscale

Dacă firma este înregistrată în scopuri de TVA, datele din situațiile aprobate intră în circuitul contabil și pot influența decontul de TVA, formularul D300, transmis prin SPV de regulă lunar sau trimestrial, până pe 25 ale lunii următoare perioadei fiscale. Nu confunda data emiterii situației, data facturii și exigibilitatea TVA; acestea trebuie urmărite conform contractului și regulilor fiscale aplicabile.

Pentru o societate cu cifră de afaceri de 280.000 lei, plafonul general de înregistrare în scopuri de TVA de 300.000 lei este încă relevant, dar valoarea contractului și modul de calcul al cifrei de afaceri trebuie urmărite corect. Dacă firma trece pragul, nu modifica doar coloana de TVA din Excel; trebuie analizată obligația de înregistrare.

Ce trebuie să poată demonstra executantul

Codul articolului, denumirea lucrării, U.M., cantitatea și prețul unitar trebuie să corespundă devizului sau contractului. Pentru lucrări publice, păstrează traseul aprobării: măsurători, situație semnată, eventual proces-verbal și factura transmisă prin RO e-Factura. Dacă societatea are obligația de raportare SAF-T, declarația D406 se bazează pe datele contabile, nu pe un total introdus manual în acest model.

Prefer să separi evidența tehnică de contabilitate: Excelul urmărește progresul, iar programul contabil înregistrează factura, TVA colectată și încasarea. Această separare reduce riscul ca o modificare de cantitate să schimbe necontrolat o înregistrare contabilă.

În practică, cele mai scumpe probleme apar când cineva amestecă execuția lunii cu execuția cumulată. Dacă în iulie introduci 20 metri pătrați în coloana cumulată total, deși acolo trebuiau să fie 55 metri pătrați, procentul de realizare și restul de executat devin false. Eroarea poate trece neobservată până când beneficiarul compară situațiile din două luni.

Diferența dintre cantitate și valoare

O altă problemă este folosirea unui preț unitar cu TVA într-o situație construită pe valori fără TVA. La 50 de ore de excavator și 250 lei pe oră, valoarea fără TVA este 12.500 lei. Dacă introduci din greșeală 297,50 lei, adică un tarif care include 19% TVA, vei raporta 14.875 lei fără să fi justificat diferența.

Mai apare și rotunjirea făcută prea devreme. Dacă ai 37,25 metri cubi la 146,70 lei, valoarea este 5.466,? lei, iar calculul exact trebuie lăsat formulei Excel, nu făcut cu un calculator și copiat manual. Rotunjește la afișare, cu două zecimale, dar păstrează valorile de calcul nealterate.

Documente lipsă și facturi respinse

O situație fără semnătura sau confirmarea persoanei competente poate bloca factura, chiar dacă cifrele sunt corecte. Pentru un contract cu 4 angajați pe șantier și 80 de poziții de deviz, lipsa unei singure măsurători pentru 12 metri liniari de bordură poate însemna refacerea întregului centralizator și o zi pierdută.

Nu folosi statusul ca decor. Dacă articolul este neconfirmat, marchează-l distinct și nu îl include în suma transmisă la facturare până când ai documentul de susținere. Un status greșit poate duce la facturarea unei lucrări de 8.000 lei care nu este încă acceptată.

Riscuri fiscale și de numerar

Factura emisă pe o situație greșită poate produce TVA colectată incorectă, o factură storno și diferențe în decontul D300. Dacă factura nu ajunge în RO e-Factura în termenul legal aplicabil, firma poate avea sancțiuni și trebuie să consume timp pentru corectare și transmitere.

Regula mea de lucru este simplă: nu trimiți situația doar pentru că totalul pare plauzibil. Compari cantitățile cu devizul, verifici formula pentru total, confirmi statusul și abia apoi o legi de factură.

După ce ai confirmat statusul și ai legat corect factura, următorul pas este să urmărești separat sumele rămase de încasat în evidența lucrărilor neîncasate.

Modelul funcționează bine dacă îl legi de o rutină fixă, nu dacă îl completezi doar când beneficiarul cere documentul. Pentru o firmă cu lucrări active, stabilește o zi de colectare a măsurătorilor și o zi de verificare financiară. De exemplu, în ultima zi lucrată a lunii aduni cantitățile, iar în prima zi lucrătoare verifici valorile și documentele.

O rutină de 30 de minute pentru fiecare contract

• Copiezi fișierul într-un folder al anului 2026 și îl denumești cu luna și numărul contractului.
• Completezi mai întâi antetul și perioada, apoi actualizezi doar coloanele de execuție.
• Verifici trei totaluri: valoarea contractată, valoarea executată cumulată și restul de executat.
• Compari procentul din Dashboard cu situația precedentă și explici orice salt mai mare de 10 puncte procentuale.
• Salvezi o versiune PDF după aprobare și păstrezi fișierul Excel editabil separat.

În imaginea 2 este foaia Dashboard, pe care o poți folosi ca punct de control înainte de transmitere. Imaginea 3 arată foaia Instructiuni, utilă când un coleg nou preia centralizatorul sau când revii la contract după câteva luni.

Scurtături care reduc introducerea manuală

Folosește validarea datelor pentru U.M. și Status, astfel încât să nu apară variante precum mp, m.p. și metri pătrați în același tabel. Formatarea condiționată poate evidenția procentul peste 100%, cantitatea cumulată mai mare decât contractul sau un rest de executat negativ.

Dacă lucrezi în Excel cu interfață română, funcții precum SUMĂ, DACĂ și DACĂEROARE apar traduse automat. Fișierul descărcabil folosește standardul internațional al formulelor, cu denumiri englezești și virgulă ca separator de argumente; Excel le afișează automat potrivit setărilor tale.

Treci la un program de contabilitate sau de management de proiect când ai peste 10 contracte active, sute de articole și mai mulți utilizatori care modifică simultan datele. Excel este alegerea corectă pentru controlul lunar al unui volum moderat, nu pentru aprobări concurente, versionare complexă și integrare automată cu facturarea.

În schimb, pentru lucrări pe teren și devize tehnice, apare utilă centralizarea instalațiilor sanitare, unde fiecare poziție trebuie trecută clar înainte de calculul final.