Situatie lucrari neincasate Excel Model
Model Excel pentru subcontractori: evidențiază lucrările, facturile, sumele încasate, soldul restant și întârzierea la plată.
Acest model Excel te ajută să urmărești lucrările făcute pentru subcontractor, facturile emise, încasările parțiale și soldul rămas de recuperat. Conține o foaie de lucru, un dashboard și o foaie cu instrucțiuni, ca să vezi rapid ce ai facturat și ce ai de încasat.
Modelul este util dacă lucrezi cu mai mulți beneficiari și ai plăți care vin la 15, 30 sau 60 de zile. În loc să cauți prin facturi și mesaje, ai într-un singur fișier valoarea lucrării, TVA, totalul facturii, suma încasată și soldul neîncasat.
În fișierul descărcabil, formulele sunt scrise în standard internațional, iar Excel le afișează automat traduse dacă ai interfața în română. Asta înseamnă că vezi corect calculele pentru SUMĂ, DACĂ și totaluri, fără să rescrii formulele manual.
Principalele avantaje ale acestui model Excel
- Îți arată imediat ce lucrări au rămas neîncasate și cât ai de recuperat pe fiecare beneficiar.
- Calculează automat TVA-ul, totalul facturii și soldul restant, fără calcule manuale.
- Te ajută să vezi întârzierile în zile și să separi rapid facturile scadente de cele neajunse la termen.
- E util pentru subcontractori, firme mici de execuție și administratori care urmăresc mai multe șantiere în paralel.
- Îți reduce riscul să omiți o factură parțial încasată sau o lucrare deja plătită.
- Ai un dashboard clar, bun pentru controlul lunar al creanțelor și al fluxului de numerar.
- Poți filtra ușor pe beneficiar, oraș, proiect sau status de încasare ca să te uiți doar la ce contează.
Ghid pas cu pas
- Deschizi foaia Lucrari_Neincasate și completezi fiecare rând pentru o lucrare sau o factură.
- Introduci data lucrării, numărul facturii, beneficiarul, proiectul și suma fără TVA.
- Verifici cota de TVA și lași formulele să calculeze automat TVA-ul, totalul și soldul neîncasat.
- Notezi suma încasată, iar coloana de sold îți arată ce mai ai de recuperat.
- Completezi termenul de plată și urmărești zilele de întârziere pentru facturile scadente.
- Te uiți în foaia Dashboard ca să vezi totalurile pe beneficiar și situația generală a încasărilor.
- La fiecare lună, actualizezi rândurile existente și copiezi structura pentru lucrările noi.
Funcții incluse
Cum folosești un model Excel pentru lucrările subcontractate neîncasate
Modelul este făcut pentru subcontractori, firme de execuție și administratori de SRL care lucrează cu lucrări etapizate și încasări întârziate. De obicei îl deschizi la sfârșit de săptămână sau la închiderea lunii, când vrei să vezi ce facturi au rămas deschise și ce sume intră în următoarele 7-30 de zile.
Pe foaia Lucrari_Neincasate completezi fiecare lucrare cu număr, beneficiar, proiect, valoare și termen de plată. Dacă ai 18 lucrări într-o lună, iar 6 au fost plătite doar parțial, tabelul îți arată imediat soldul de recuperat și nu mai ții evidența în mesaje, notițe sau în cap.
Lucrari_Neincasate este partea de lucru, Dashboard este partea de control. Imaginea 1 arată coloane clare, iar imaginea 2 adună totalurile ca să vezi într-un minut dacă ai nevoie de încasări rapide sau dacă poți lăsa unele facturi până la scadență.
Ce completezi primul
Începi cu data lucrării, numărul facturii și suma fără TVA. Apoi adaugi suma încasată; dacă factura este de 8.000 lei + TVA 19%, totalul devine 9.520 lei, iar la o încasare de 6.000 lei soldul rămas este 3.520 lei.
Cine îl folosește cel mai des
Îl folosesc des firmele mici de instalații, construcții, mentenanță și servicii, unde aceeași echipă lucrează pentru mai mulți beneficiari. Pentru un subcontractor cu 4 oameni și 12-15 lucrări active, un astfel de tabel economisește timp și reduce riscul de a uita o lucrare facturată dar încă neîncasată.
Ce spun Codul fiscal și facturarea despre soldul neîncasat
Dacă lucrezi ca SRL sau PFA, soldul neîncasat nu schimbă faptul că factura trebuie emisă corect, cu datele obligatorii, iar dacă ești în sfera de TVA, cota trebuie trecută clar pe document. În România, cota standard este 19%, iar pentru multe lucrări de servicii de construcții se aplică în continuare regula normală de taxare, nu o excepție automată.
Din punct de vedere al evidenței, modelul te ajută să separi valoarea lucrării de TVA și să vezi exact cât ai de încasat. De exemplu, la 5 facturi a câte 4.000 lei fără TVA, ai 20.000 lei bază și 3.800 lei TVA colectată la cota de 19%; dacă încasezi doar 15.000 lei, 8.800 lei rămân încă de recuperat din total.
Poziția practică este simplă: pentru urmărirea creanțelor, tabelul Excel este suficient; pentru emitere și transmitere, ai nevoie de disciplina fiscală corectă, cu facturi secvențiale, ANAF și, unde e cazul, e-Factura. Dacă ai lucrări dese și plăți împărțite în mai multe tranșe, nu te baza pe memorie, ci pe soldul calculat automat în fișier.
De ce separi factura de încasare
Factura spune ce ai facturat, încasarea spune ce ai primit. La un subcontractor cu 10 facturi deschise, diferența dintre cele două poate fi de zeci de mii de lei, iar fără un tabel clar riști să crezi că ai lichiditate mai bună decât ai în realitate.
Ce urmărești lunar
La sfârșit de lună verifici toate scadențele și marchezi ce a trecut de termen. Dacă ai 12 facturi, dintre care 4 sunt întârziate cu 14 zile și au fiecare 2.500 lei sold, urmărești 10.000 lei care trebuie apăsați la încasare, nu doar un total vag în balanță.
Unde se strică evidența lucrărilor neîncasate și ce te costă
Greșeala clasică este să notezi doar totalul facturii și să sari peste suma încasată. Când ai închis 30 de lucrări într-o lună și 7 sunt plătite parțial, fără o coloană de sold poți ajunge să dublezi încasări sau să uiți complet o factură veche de 45 de zile.
Al doilea punct slab este lipsa termenului de plată. Dacă ai 20 de facturi de câte 3.000 lei și 8 depășesc scadența cu 30 de zile, vorbim de 24.000 lei care pot bloca plăți către furnizori, salarii sau avansuri către echipă.
Modelul te ajută și la discuția cu beneficiarul, pentru că ai pe rând număr lucrare, dată, proiect și observații. În loc să cauți prin emailuri, spui clar: factura 128/15.04.2026 are 4.760 lei rămași, iar întârzierea este de 12 zile.
Ce costă o evidență slabă
Costul nu este doar timpul pierdut. Dacă întârzii încasarea cu o lună pe 50.000 lei, tot lanțul tău de plăți se deplasează și ajungi să acoperi șantierul din banii altor lucrări, ceea ce înseamnă presiune pe cash și negocieri mai grele cu furnizorii.
Ce faci mai bine
Pui toate lucrările în aceeași structură și actualizezi soldul imediat ce intră banii. Asta e mai sigur decât să lucrezi cu trei tabele separate sau cu note scrise în telefon, pentru că un singur fișier îți arată rapid ce este închis și ce este restant.
Actualizarea soldului imediat cere aceeași disciplină și la mișcările de materiale, iar fișa de magazie intrări ieșiri pune clar pe aceeași linie intrările, ieșirile și stocul rămas.
Cum transformi fișierul într-o rutină lunară de lucru
Cel mai simplu este să legi actualizarea tabelului de un moment fix, de exemplu vinerea la final de program sau în ziua în care faci și verificarea încasărilor. Dacă ai 25-40 de înregistrări, îți ajung 10-15 minute ca să aduci fișierul la zi, mai ales dacă copiezi structura lunii precedente.
În loc să creezi de fiecare dată un tabel nou, păstrezi aceleași coloane și completezi doar rândurile noi. Aici ajută validarea datelor și formatarea condiționată: vezi imediat facturile întârziate, soldurile negative sau rândurile incomplete, fără să scotocești manual.
Poziția mea este clară: până la câteva zeci de lucrări pe lună, Excel este suficient și foarte eficient; când treci spre sute de facturi și mai multe persoane care introduc date, merită să te uiți la un program de facturare sau contabilitate. Dacă ai 300 de comenzi sau lucrări lunar și fiecare are mai multe tranșe de plată, fișierul simplu începe să ceară prea multă disciplină manuală.
Ce faci ca să nu abandonezi tabelul
Îl deschizi la aceeași oră și lucrezi doar pe el, nu pe mailuri și WhatsApp în paralel. Dacă tot ce trebuie actualizat e suma încasată și observația, actualizarea devine un obicei de 5 minute, nu o corvoadă de final de lună.
Când treci la altă soluție
Treci mai departe când ai prea multe lucrări active, multe plăți parțiale și nevoie de istoric complet pe client. Dacă ajungi să repari aceleași formule în fiecare lună, înseamnă că tabelul și-a făcut treaba și acum îți trebuie un sistem mai robust.
Istoricul complet pe client și disciplina de actualizare cer deja un registru mai structurat; un model precum registru de evidență a mijloacelor fixe păstrează ordinea și urmărește mai clar mișcările importante.
Întrebări frecvente despre acest model
Urmărește lucrările facturate, sumele încasate, soldul neîncasat, termenul de plată și zilele de întârziere. Este util când ai mai multe lucrări deschise și vrei să știi rapid ce bani mai ai de recuperat.
Da. Tocmai pentru asta există coloana de sumă încasată și coloana de sold neîncasat, ca să vezi separat încasarea parțială și restul rămas de recuperat. La o factură de 7.000 lei fără TVA și o încasare de 4.000 lei, soldul apare automat ca 3.000 lei plus TVA-ul aferent, dacă este cazul.
Modelul folosește valoarea lucrării și cota de TVA pentru a calcula automat TVA-ul și totalul facturii. Dacă ai 10.000 lei bază și cota este 19%, TVA-ul este 1.900 lei, iar totalul facturii devine 11.900 lei.
Dashboard-ul îți arată totalurile sintetice, fără să intri în fiecare rând. E util când vrei să vezi în câteva secunde câte lucrări sunt restante, ce volum de bani ai de recuperat și cum stai pe beneficiari sau proiecte.
Da, îl poți folosi și pentru servicii cu facturi încasate la termen, cum ar fi mentenanță, instalații, transport sau lucrări de amenajare. Structura rămâne bună atâta timp cât ai valoare, încasare și sold de urmărit.
Dacă ajungi la sute de poziții active și mai multe persoane care introduc date, Excel începe să ceară prea multă muncă manuală. Atunci e mai eficient să treci la un program de facturare sau contabilitate, iar modelul să rămână doar pentru control rapid și raportare.