Registru Fiscal Excel Model

1. Deschizi foaia Registru_Fiscal și completezi fiecare document pe un rând nou, începând cu data și numărul facturii sau al documentului.
2. Introduci tipul operațiunii, partenerul, CUI / CIF, orașul și descrierea, ca să poți identifica ușor documentul la nevoie.
3. Completezi sumele la venit impozabil, cheltuială deductibilă, TVA colectată, TVA deductibilă și suma încasată sau plătită.
4. Verifici soldul cumulat după fiecare grup de documente, mai ales la sfârșit de lună, când trebuie să vezi dacă totalul are sens.
5. Folosești foaia Rezumat pentru totaluri și pentru o imagine rapidă a lunii, fără să recalculezi manual fiecare rând.
6. Citești foaia Instructiuni înainte de prima completare, ca să păstrezi aceeași logică de lucru pe tot anul 2026.

Modelul este util pentru administratorul unui SRL mic, pentru contabilul extern și pentru antreprenorul care vrea să vadă rapid ce documente intră în luna curentă. În practică, îl completezi zilnic sau săptămânal, nu la sfârșit de trimestru, fiindcă atunci pierzi ușor facturi și încasări.

În exemplul din fișier, un rând poate înregistra o consultanță de 5.800 lei, iar alt rând o achiziție de consumabile de 1.250 lei. Dacă ai 20 de documente într-o lună, înseamnă deja un volum suficient de mare ca să nu mai fie comodă o listă scrisă de mână sau un caiet.

Cine îl completează cel mai des

Îl folosește frecvent firma de servicii cu 3-5 angajați, magazinul online care emite multe facturi și PFA-ul care vrea să țină separat încasările și cheltuielile. Pentru un mic cabinet, un atelier sau o firmă de instalații cu 4 oameni, tabelul e mai simplu decât un program complet de contabilitate la început.

Ce vezi din prima în foaia Registru_Fiscal

Ai coloane clare pentru dată, număr document, partener, CUI/CIF, oraș, descriere, venit impozabil, cheltuială deductibilă și sold cumulat. Asta îți spune imediat dacă un document e de vânzare, de achiziție sau doar o regularizare internă.

Ca microîntreprindere, lucrezi cu venituri care stau la baza impozitării și cu cheltuieli pe care le urmărești pentru control intern, chiar dacă regimul tău fiscal nu este același cu cel al unui PFA în sistem real. În 2026, microîntreprinderea rămâne una dintre cele mai simple forme pentru un SRL mic, iar capitalul social minim este 1 leu.

Din punct de vedere practic, registrul îți ajută să legi documentul de baza lui contabilă: factură, bon, extras, dispoziție de plată sau încasare. Dacă ai 8 facturi de 2.000 lei și 4 achiziții de 600 lei, vezi imediat 16.000 lei venituri și 2.400 lei cheltuieli înregistrate în lună.

Unde intră TVA și unde intră impozitul pe venit

Dacă ești înregistrat în scopuri de TVA, urmărești separat TVA colectată și TVA deductibilă, iar decontul de TVA este formularul D300 depus la ANAF prin SPV, de regulă până pe 25 ale lunii următoare. Pentru vânzări normale, cota standard rămâne 19%, iar pentru unele bunuri și servicii ai cote reduse de 9% sau 5%.

De ce e importantă ordinea documentelor

Dacă păstrezi documentele în aceeași ordine ca în registru, verifici mult mai ușor ce ai declarat și ce ai încasat. La un control, diferența dintre 40 de documente ordonate și 40 de documente amestecate poate însemna ore pierdute și explicații greu de urmărit.

Problema clasică nu este lipsa modelului, ci completarea lui cu întârziere. Dacă bagi documentele la final de lună, apar rânduri duble, facturi uitate și sume puse pe coloana greșită, iar apoi stai să refaci soldul cumulat și rezumatul.

Un caz simplu: ai 30 de facturi de încasare și uiți una de 4.500 lei. La o marjă mică, diferența îți schimbă imaginea lunii, iar dacă ai și TVA, eroarea poate ajunge direct în decontul D300. Corectarea târzie înseamnă timp pierdut și, uneori, diferențe la plată sau la raportare.

Erori care apar des la firmele mici

Se mai întâmplă să pui cheltuiala deductibilă acolo unde trebuia venit impozabil, să treci un document fără CUI sau să lași rubrica de observații goală la achiziții importante. Într-o firmă de instalații cu 4 angajați, o astfel de neglijență poate însemna o zi întreagă de căutări prin facturi și extrase bancare.

Când devine costisitoare munca făcută prost

Dacă ai 100 de rânduri și trebuie să corectezi 15, pierzi ușor 2-3 ore doar pe verificări. La volum mai mare, un registru neordonat te împinge spre erori de raportare, iar asta costă mai mult decât timpul economisit la completare.

La 100 de rânduri, corectarea începe să semene cu o inventariere în regim de urgență, iar evidența intrărilor și ieșirilor dintr-o fișă de magazie separată păstrează mișcările de stoc mai ușor de urmărit decât un registru aglomerat.

Cea mai bună variantă este să completezi registrul în aceeași zi în care emiți sau primești documentul, nu să aștepți sfârșitul lunii. Dacă îl legi de o rutină fixă, de exemplu vinerea la ora 16:00 sau înainte de închiderea de salarii, îl folosești constant și nu îl abandonezi după două săptămâni.

Poți copia foaia lunii precedente, apoi schimbi doar datele și documentele noi. La 50 de rânduri pe lună, această metodă îți salvează zeci de minute și te ajută să păstrezi aceeași structură de la o lună la alta.

Ce merită să faci automat în lucru

• Folosești aceeași ordine a coloanelor la fiecare completare.
• Verifici soldul cumulat după fiecare 10-15 documente.
• Păstrezi observațiile scurte, dar suficient de clare pentru verificare.
• Te uiți la rezumat înainte de a închide luna și înainte de termenul de pe 25 ale lunii pentru TVA.

Când ai depășit un simplu tabel

Dacă ajungi la sute de documente pe lună, ai mai multe puncte de lucru sau vrei integrare cu facturare și contabilitate, un registru Excel nu mai este suficient. Atunci treci la un program specializat, fiindcă ai nevoie de validări, rapoarte și trasabilitate mai bună decât într-un fișier manual.

Verifici soldul cumulat după fiecare 10-15 documente și păstrezi observațiile scurte, dar clare; pentru inventariere și diferențe de stoc, modelul de notă de recepție și constatare diferențe completează firesc această evidență.