Checklist activități proiect Excel Model

1. Pasul 1 — Deschide foaia Instrucțiuni și citește regulile privind completarea, progresul, termenele și costurile cu TVA.
2. Pasul 2 — În foaia Activități introdu câte o activitate pe rând și completează ID-ul, proiectul, descrierea și faza.
3. Pasul 3 — Alege din listele derulante responsabilitatea operațională: Fază proiect, Prioritate și Status.
4. Pasul 4 — Completează datele de început, termenul limită, progresul, efortul estimat, orele efective, bugetul și costul actual.
5. Pasul 5 — Scrie în Observații explicațiile pentru blocaje, diferențe de cost sau modificări de termen.
6. Pasul 6 — Verifică în Panou de control totalul activităților, statusurile, prioritățile, bugetele și costurile pe faze.
7. Pasul 7 — Folosește Căutare activitate și selectează un ID din B14 pentru a consulta responsabilul, statusul, termenul și zilele rămase.

Un checklist de proiect este util administratorului unei firme mici, managerului de proiect și responsabilului de birou care trebuie să știe, în aceeași zi, ce activități sunt deschise, cine le execută și ce termen au. Într-un SRL cu un proiect de implementare CRM, poți înregistra separat analiza cerințelor, configurarea fluxurilor, testarea și instruirea utilizatorilor.

Foaia Activități este zona de lucru principală. Imaginea 1 arată coloanele A-T, de la ID activitate până la Observații. Pentru fiecare rând introduci, de exemplu, 34 de ore estimate și 32 de ore efective pentru o sarcină finalizată sau 52 de ore estimate și 48 de ore efective pentru o analiză încă în desfășurare.

Ce urmărești în fiecare săptămână

Completează Progres (%) ca valoare între 0% și 100%. O activitate finalizată cu progres de 75% este o neconcordanță operațională; pentru activitățile închise, instrucțiunile modelului recomandă 100%.

Poți folosi filtrul din rândul 1 pentru a vedea numai activitățile unui responsabil, ale unui proiect sau ale unei faze. Pentru un portofoliu cu 20 de sarcini, verificarea de vineri durează câteva minute și este mai sigură decât o listă separată în e-mailuri.

Exemplu de organizare

O echipă cu 4 angajați poate avea 25 de activități în trimestru, cu un buget estimat total de 120.000 lei. Înregistrând costul actual pe fiecare rând, observi dacă o fază de 30.000 lei a consumat deja 34.000 lei și poți documenta cauza în Observații.

Modelul nu este un registru contabil și nu înlocuiește documentele justificative, dar te ajută să controlezi datele operaționale care ajung ulterior în contabilitatea unui SRL sau PFA. În foaia Instrucțiuni se precizează că valorile cu TVA trebuie raportate consecvent: notează în Observații dacă bugetul și costul includ sau exclud TVA.

În România, cota standard de TVA este 19%, iar firmele înregistrate în scopuri de TVA trebuie să păstreze documentele justificative și să raporteze corect în evidențele fiscale. Dacă o cheltuială de 10.000 lei este exprimată fără TVA, totalul cu TVA standard este 11.900 lei; nu amesteca cele două baze în coloanele P și Q.

Ce calculează efectiv fișierul

Coloana Zile rămase folosește data curentă și termenul limită. Pentru activitățile finalizate afișează 0, iar pentru o activitate nefinalizată cu termen depășit rezultatul devine negativ. Coloana Depășire termen afișează DA numai dacă activitatea nu este finalizată și termenul a trecut.

Panoul de control folosește formule echivalente funcțiilor Excel NUMĂRĂ.DACĂ și SUMĂ.DACĂ pentru numărări și totaluri. Fișierul descărcabil folosește denumiri internaționale și virgulă ca separator de argumente; Excel le afișează automat în forma localizată.

Documente și costuri

Pentru costuri de 18.500 lei, păstrează factura, contractul, aprobarea și dovada plății în circuitul intern. Unde se aplică, factura trebuie gestionată prin RO e-Factura, iar documentele se păstrează conform procedurilor firmei și cerințelor aplicabile ANAF.

Prima problemă apare când aceeași activitate este introdusă de două ori, cu ID-uri diferite. Pentru o listă de 80 de sarcini, 5 duplicate pot umfla artificial progresul și pot face ca bugetul estimat să pară cu 6.000 lei mai mare decât realitatea. Folosește un ID distinct, precum ACT-001, ACT-002 și ACT-003.

Termene lăsate necompletate

Dacă Termen limită este gol, formula nu poate calcula zilele rămase. O echipă care nu fixează termenul pentru 10 activități nu vede alerta de întârziere și poate pierde 2-3 zile înainte ca managerul să observe blocajul.

O altă eroare este marcarea unei sarcini ca Finalizată la 60% progres. Raportarea din Panou de control va număra activitatea ca închisă, deși 40% din muncă rămâne neefectuată. Corectează statusul sau actualizează progresul la 100%, conform situației reale.

Costuri introduse în baze diferite

La un buget estimat de 24.600 lei fără TVA și un cost actual de 23.100 lei cu TVA, diferența de 1.500 lei nu are semnificație. Aplicând 19% la 24.600 lei, totalul cu TVA ar fi 29.274 lei, deci trebuie să alegi aceeași bază pentru ambele coloane.

Verifică și depășirile de termen din foaie, nu doar graficul. Graficele din Panou de control arată statusuri, priorități și bugete pe faze, dar nu înlocuiesc verificarea rândului unde se află observația și cauza întârzierii.

Leagă actualizarea de o întâlnire fixă, de exemplu vineri la ora 15:00. Responsabilul fiecărei activități actualizează progresul, orele efective, costul actual și observația, iar managerul verifică Panou de control înainte de ședința de luni.

Rutină de 15 minute

• Filtrează activitățile cu status În desfășurare și verifică termenul limită.
• Compară efortul estimat cu orele efective; o diferență de 12 ore la o sarcină de 40 de ore trebuie explicată.
• Verifică activitățile cu prioritate Critică sau Ridicată.
• Compară bugetul estimat cu costul actual pe fază în Panou de control.

Folosește listele de selecție, nu variante scrise manual precum În lucru sau Urgent. Listele standardizează valorile, iar formulele de numărare pot grupa corect activitățile numai dacă statusurile și prioritățile sunt identice.

Păstrează o copie a fișierului la finalul fiecărei luni, cu numele proiectului și data în format ZZ.LL.AAAA. Modelul este potrivit pentru 100 de activități; când ai mai multe proiecte, colaborare simultană, aprobări sau istoric detaliat al modificărilor, treci la un program dedicat de management de proiect.