Registru intrări ieșiri - Model Excel Gratuit

1. Deschide foaia Instrucțiuni și citește regulile privind completarea zilnică, datele, valorile și protecția datelor.
2. În foaia Registru, completează câmpurile de introducere marcate cu fundal galben, începând cu tipul documentului și numărul acestuia.
3. Introdu data documentului și data înregistrării în formatul ZZ.LL.AAAA. Pentru documentele primite sau transmise în aceeași zi, poți folosi aceeași dată.
4. Completează partenerul sau emitentul, CUI/CIF, localitatea, categoria, subiectul, departamentul și responsabilul.
5. Adaugă termenul de răspuns, data răspunsului, statusul, valorile fără TVA și TVA, apoi indică sursa și linkul către document.
6. Nu modifica formulele din Nr. crt., Valoare totală, Zile până la termen și Indicator termen. Acestea se actualizează pe baza datelor introduse.
7. Verifică Dashboard-ul pentru centralizări, caută un document după număr și urmărește graficele pe tip, status și lună.

Unde apare nevoia în practică

Un administrator de SRL cu patru angajați primește facturi, contracte, adrese și notificări pe e-mail, prin curier sau în SPV. Dacă le păstrează doar în foldere, pierde rapid legătura dintre numărul documentului, persoana responsabilă și termenul de răspuns. Registrul le pune în aceeași linie, de la F-2026-001 până la documentele transmise către clienți.

Un freelancer pe PFA poate folosi tabelul pentru facturi, contracte și documente fiscale. Pentru o lună cu 35 de documente, completarea zilnică a câte 5 poziții durează aproximativ 10 minute, dar îți lasă o urmă clară pentru arhivare și verificare.

Ce completezi pentru fiecare poziție

În Registru introduci numărul documentului, tipul Intrare sau Ieșire, data documentului și data înregistrării. Completezi apoi partenerul, CUI/CIF, localitatea, categoria, subiectul, departamentul destinatar și responsabilul.

Un exemplu din model este factura F-2026-001, înregistrată pentru Andrei Popescu PFA: 12.500,00 lei fără TVA și 2.375,00 lei TVA. Formula din coloana R calculează 14.875,00 lei, fără să mai refaci manual adunarea.

De ce contează termenul de răspuns

La o notificare ANAF primită în SPV, nu este suficient să știi doar data primirii. Completezi termenul, responsabilul și referința documentului, iar coloanele V și W arată câte zile mai sunt și dacă poziția este În termen sau Întârziat.

Imaginea 1 arată coloanele operaționale și câmpurile calculate. Pentru o firmă care gestionează 20 de documente pe săptămână, această separare reduce verificarea manuală de la câteva zeci de minute la o filtrare după status.

Registrul nu înlocuiește documentul justificativ

Tabelul este o evidență operațională, nu o factură, un registru contabil sau o declarație depusă la ANAF. Pentru fiecare factură păstrează documentul original și datele obligatorii: emitent, beneficiar, CUI/CIF, serie și număr, dată, descriere, bază și TVA. Linkul din coloana T trebuie să ducă la arhiva internă sau la referința reală.

Pentru o factură de 12.500,00 lei fără TVA, la cota standard de 19%, TVA este 2.375,00 lei, iar totalul este 14.875,00 lei. Nu folosi automat 19% pentru orice operațiune: cota de 9% se aplică unor categorii precum alimente, medicamente și apă, iar 5% unor categorii prevăzute de Codul fiscal.

Documente fiscale care cer urmărire separată

Lista de categorii include D300, D406, e-Factura, Document SPV și Notificare ANAF. Decontul de TVA D300 se depune prin SPV, de regulă lunar sau trimestrial, până pe 25 ale lunii următoare perioadei fiscale. În registru notezi primirea, termenul intern, persoana responsabilă și dovada depunerii.

RO e-Factura are propriile reguli de transmitere și arhivare. Registrul nu transmite automat factura și nu verifică recipisa; el păstrează doar referința și statusul pe care le introduci. Pentru SAF-T, D406, păstrează documentele și fișierele conform procedurii contabile a firmei.

Accesul la date

Coloanele cu nume, CUI/CIF și documente fiscale pot conține date personale sau confidențiale. Respectă GDPR și recomandările ANSPDCP: limitează accesul, nu distribui fișierul fără motiv și păstrează doar datele necesare. Foaia Instrucțiuni indică explicit această responsabilitate.

Un termen omis devine o problemă fiscală

În practică, cea mai scumpă eroare nu este o celulă goală, ci un document fără responsabil și termen. O notificare ANAF introdusă pe 15.03.2026 cu termen 06.10.2026 poate părea neurgentă, dar dacă rămâne cu status În lucru până după termen, firma pierde timp pentru clarificări și poate ajunge la dobânzi, penalități sau sancțiuni, în funcție de obligația încălcată.

Modelul calculează zilnic Zile până la termen și afișează Întârziat după depășire. Totuși, formula nu poate verifica dacă termenul introdus este corect și nu poate înlocui lectura notificării.

Valori introduse greșit

Dacă introduci 10.000,00 lei la Valoare fără TVA și 1.900,00 lei la TVA, totalul corect este 11.900,00 lei. Dacă tastezi TVA în coloana greșită sau uiți o factură storno, Dashboard-ul va centraliza datele greșite fără să știe că documentul nu reflectă realitatea contabilă.

O singură factură de 5.000,00 lei fără TVA, cu 950,00 lei TVA omis, poate modifica baza de verificare a decontului D300. La 20 de documente pe lună, o eroare repetată în trei luni înseamnă 2.850,00 lei TVA necuprins în calcul, înainte de orice corecție.

Referințe care nu mai duc nicăieri

Scrierea textului Arhivă/2026/factura.pdf nu garantează existența fișierului. Verifică lunar ca linkul sau referința din coloana T să corespundă documentului, mai ales când schimbi folderul, serverul sau persoana responsabilă.

Nu șterge formulele din A, R, V și W. Dacă o formulă este înlocuită cu o valoare fixă, indicatorul poate rămâne corect doar pentru o singură zi, iar următoarea verificare va arăta o situație falsă.

Leagă tabelul de două momente fixe

Cel mai simplu obicei este să completezi Registrul la ora 16:30, înainte de închiderea programului, și să faci o verificare în ultima zi lucrătoare a lunii. Pentru 60 de documente introduse într-o lună, o verificare de 15 minute pe status și termen este mai eficientă decât reconstruirea registrului înainte de audit sau decontul de TVA.

Leagă a doua verificare de pregătirea D300, a statului de plată sau a balanței. Filtrează documentele după Financiar și Contabilitate, apoi verifică dacă fiecare factură are valoare, TVA, referință și status.

Folosește foile în ordinea potrivită

• În Registru introduci documentele în ziua primirii sau transmiterii.
• În Dashboard verifici numărul total, intrările, ieșirile și documentele întârziate.
• În Instrucțiuni verifici legenda: galben pentru introducere manuală, verde pentru Finalizat, În termen sau Închis, roșu pentru Întârziat ori Scadent în 3 zile.

Imaginea 2 arată cele trei grafice din Dashboard: tip document, status și evoluția lunară. De exemplu, dacă ai 40 de documente, dintre care 32 finalizate, procentul de finalizare este 80%; indicatorul din Dashboard face acest calcul automat.

Când ai nevoie de alt sistem

Modelul este potrivit pentru o echipă mică și 100 de rânduri pregătite. Dacă ajungi la sute de documente lunar, ai mai mulți utilizatori simultan, fluxuri de aprobare, atașamente și drepturi de acces, treci la un program de management documente sau la o soluție contabilă cu audit și arhivare integrată.