Urmărire timp pe proiect - Model Excel Gratuit

1. Deschide foaia Instrucțiuni și citește regulile de completare înainte să modifici structura fișierului.
2. În foaia Proiecte, completează proiectele active, codurile lor și informațiile de identificare solicitate de model.
3. În foaia Pontaj, adaugă câte un rând pentru fiecare activitate: data în format ZZ.LL.AAAA, angajatul, codul și numele proiectului.
4. Introdu numărul de ore lucrate și tariful orar în lei. Pentru 7,5 ore și un tarif de 180 lei, costul calculat trebuie să fie 1.350 lei.
5. Selectează valoarea potrivită pentru Facturabil și Status, apoi scrie în Observații ce livrabil sau activitate a fost efectiv realizată.
6. Verifică foaia Dashboard la sfârșitul săptămânii și compară timpul consumat cu proiectele aflate în curs sau blocate.
7. La închiderea lunii, filtrează Pontaj după proiect și după Facturabil, apoi folosește datele pentru factura clientului și pentru analiza internă a costurilor.

Un tabel de urmărire timp pe proiect este util atunci când aceeași echipă lucrează pentru mai mulți clienți și nu mai este suficient să știi doar câte ore a lucrat fiecare om. Un administrator de firmă mică, un responsabil de birou sau un contabil dintr-un SRL îl poate folosi pentru a lega orele de codul proiectului și de factura emisă.

Într-o agenție de marketing, fiecare specialist completează zilnic activitățile pentru P001 sau P002. Într-o firmă de instalații cu 4 angajați, pontajul poate arăta că P001 a consumat 38 de ore, iar P002 doar 24; la un tarif intern de 150 lei pe oră, diferența înseamnă 2.100 lei cost planificat în plus pentru primul proiect.

Momentele în care merită completat tabelul

Cel mai bun moment pentru introducere este la finalul zilei, nu în ultima zi a lunii. Cinci minute după fiecare activitate sunt mai precise decât încercarea de a reconstrui 160 de ore lucrate din calendar, conversații și memorie.

Freelancerul pe PFA poate înregistra separat timpul facturabil și timpul administrativ. Dacă lucrează 120 de ore într-o lună, dintre care 92 sunt facturabile la 200 lei pe oră, baza de facturare este 18.400 lei, nu valoarea corespunzătoare tuturor celor 120 de ore.

Cum se citește structura din capturi

Imaginea 1 arată foaia Pontaj: tabelul are coloanele Nr.crt, Data, Angajat, Cod Proiect, Nume Proiect, Ore Lucrate, Tarif Orar (lei), Cost (lei), Facturabil, Status și Observații. Imaginea 2 arată foaia Proiecte, imaginea 3 foaia Dashboard, iar imaginea 4 foaia Instrucțiuni. Începe cu proiectele și apoi completează pontajul, nu invers.

Modelul te ajută să urmărești timpul pe proiect, dar nu înlocuiește evidența legală a timpului de muncă. Potrivit Codului Muncii, art. 119, angajatorul trebuie să țină la locul de muncă evidența zilnică a orelor de început și de sfârșit ale programului pentru fiecare salariat. Coloana Ore Lucrate din acest fișier este o evidență de proiect și nu trebuie tratată automat ca registru complet de prezență.

Pentru un contract cu normă întreagă, durata normală este de 8 ore pe zi și 40 de ore pe săptămână. Dacă pontajul arată 47,5 ore într-o săptămână, diferența de 7,5 ore trebuie verificată separat: poate fi muncă suplimentară, timp introdus greșit sau ore alocate unui alt interval.

Timpul facturabil nu este același cu timpul de muncă

O oră de ședință internă poate fi timp de muncă, dar nefacturabil. În schimb, cele 3 ore petrecute la client pot fi facturabile conform contractului. De aceea, selectarea opțiunii din coloana Facturabil trebuie să respecte oferta și contractul, nu preferința celui care completează foaia.

La un tarif de 180 lei pe oră și 25 de ore facturabile, valoarea serviciilor este 4.500 lei fără TVA. Dacă firma este plătitoare de TVA și serviciul intră la cota standard de 19%, factura ajunge la 5.355 lei, din care 855 lei reprezintă TVA colectată.

Legătura cu documentele fiscale

La închiderea lunii, raportul de timp trebuie comparat cu contractul, ordinul de lucru și factura. Facturile emise de un SRL trebuie transmise prin RO e-Factura atunci când intră în sfera obligației, iar documentele justificative trebuie păstrate împreună cu explicația serviciului prestat.

Poți folosi funcția SUMĂ.DACĂ pentru a totaliza orele sau costurile unui cod de proiect și SUMĂ pentru totalul general. Fișierul descărcabil folosește standardul internațional al funcțiilor și virgula ca separator de argumente; Excel cu interfață română afișează automat denumirile traduse.

Cea mai scumpă problemă nu este o celulă necompletată, ci timpul trecut pe proiectul greșit. Dacă 12 ore lucrate pentru P002 ajung la P001, iar tariful intern este 175 lei, costul mutat greșit este 2.100 lei. Dashboard-ul poate arăta apoi un proiect profitabil și unul care pare depășit, deși datele au fost doar alocate greșit.

Orele introduse în bloc la sfârșitul lunii

Un angajat care completează 160 de ore în ultima zi poate uita 3 ședințe, poate confunda 06.07.2026 cu 07.06.2026 și poate marca automat toate activitățile ca facturabile. La 10 angajați, o corectură de 15 minute pentru fiecare înseamnă două ore și jumătate de muncă administrativă.

O altă problemă apare când tariful orar este schimbat retroactiv pentru toate rândurile. Dacă 40 de ore dintr-un proiect vechi ar fi trebuit calculate la 150 lei, dar primesc tariful actual de 180 lei, costul raportat crește artificial cu 1.200 lei.

Facturarea timpului care nu poate fi justificat

O firmă poate avea 30 de ore marcate ca facturabile, dar numai 22 de ore susținute de e-mailuri, livrabile sau foi de lucru. La 200 lei pe oră, diferența de 8 ore înseamnă 1.600 lei care poate fi contestată de client. Păstrează în Observații o descriere concretă, cum ar fi analiza contractului, instalarea echipamentului sau testarea modulului.

Nu folosi câmpul Status ca înlocuitor pentru aprobarea clientului. Un proiect marcat Finalizat nu înseamnă automat că toate orele sunt acceptate pentru facturare; confirmarea trebuie să vină din documentele comerciale și din livrabile.

Controale simple înainte de factură

• Filtrează după cod și verifică dacă numele proiectului corespunde codului.
• Compară totalul orelor facturabile cu pontajul aprobat de client.
• Verifică rândurile cu status Blocat și explică de ce timpul nu poate fi livrat sau facturat.

Aceste verificări durează 10-15 minute pentru o echipă mică și sunt mai ieftine decât refacerea unei facturi sau pierderea unei zile în reconcilierea cu clientul.

După această verificare, rămâne util un registru de sarcini echipă pentru a lega orele aprobate de activitățile exacte din proiect.

Un model de pontaj funcționează numai dacă intrarea datelor are un moment fix. Pentru o echipă de servicii, recomand completarea la ora 16:30, verificarea de către coordonator vineri și exportul pentru facturare în ultima zi lucrătoare a lunii.

Leagă tabelul de procesele pe care le ai deja

Leagă verificarea Dashboard-ului de pregătirea facturilor, de întâlnirea săptămânală de proiect sau de închiderea statului de plată. Nu trebuie să creezi o ședință separată pentru fiecare tabel: 20 de minute vinerea sunt suficiente pentru 5 proiecte și 4 angajați dacă datele au fost completate zilnic.

• Copiază structura pentru luna următoare, dar păstrează o arhivă a fișierului închis.
• Folosește listele și validările existente pentru Status și Facturabil, ca să eviți variante precum Da, DA și da.
• Aplică formatare condiționată pentru ore necompletate, proiecte blocate și rânduri fără observații.
• Blochează formulele și lasă editabile doar celulele de intrare.

Într-un fișier cu 300 de comenzi sau 1.500 de înregistrări de timp pe lună, filtrele și tabelele structurate devin mai importante decât culorile. Dacă ajungi la peste 10.000 de rânduri, ai mai multe echipe, aprobări pe roluri sau tarife diferite pe contract, treci la un program de pontaj și project management cu bază de date.

Când Excel nu mai este suficient

Pentru 4-10 persoane și câteva zeci de proiecte, Excel este o soluție rapidă și controlabilă. Dacă pierzi două ore în fiecare săptămână verificând versiuni trimise prin e-mail, costul administrării depășește avantajul fișierului: la un cost intern de 100 lei pe oră, sunt aproximativ 10.400 lei pe an pentru două ore săptămânal.

În acest punct, devine utilă o fișă de pontaj pe schimburi, mai ales când evidența pe echipe trebuie separată de proiecte și de versiunile trimise prin e-mail.