Plan proiect pe etape - Model Excel Gratuit

1. Deschide foaia Plan Proiect și completează numele proiectului, de exemplu Implementare Sistem CRM, precum și data actualizării.
2. Introdu câte un rând pentru fiecare sarcină și grupează activitățile în etape precum Analiză, Configurare, Testare sau Lansare.
3. Completează responsabilul, data început și data finalizării în format ZZ.LL.AAAA. Pentru un proiect început la 01.07.2026 și încheiat la 07.07.2026, verifică durata afișată în zile.
4. Alege statusul potrivit, de exemplu În lucru sau Finalizat, și actualizează progresul: 0%, 50% sau 100%.
5. Introdu bugetul alocat și costul realizat în lei. Dacă ai alocat 8.000 lei și ai cheltuit 7.500 lei, diferența trebuie urmărită ca 500 lei.
6. Verifică ultima coloană, Alertă, înainte de ședința săptămânală. Folosește foaia Dashboard pentru imaginea de ansamblu și foaia Instrucțiuni pentru regulile de completare.

Un plan pe etape este util atunci când proiectul are mai multe persoane, termene și livrabile care se influențează reciproc. Administratorul unui SRL îl poate folosi pentru implementarea unui CRM, responsabilul de birou pentru mutarea sediului, iar o agenție pentru campania unui client care se desfășoară pe parcursul a 30 de zile.

În imaginea 1, foaia Plan Proiect are titlul proiectului în partea de sus, câmpul pentru data actualizării și un tabel cu 13 coloane. Fiecare rând leagă o etapă de o sarcină, un responsabil, două date, un status, un procent de progres și două valori financiare.

Un exemplu de organizare

Pentru o firmă de instalații care implementează un sistem CRM pentru 4 angajați, etapa Analiză poate include Colectare cerințe funcționale și Analiza proceselor existente. Dacă prima sarcină începe la 01.07.2026 și se termină la 07.07.2026, iar a doua se desfășoară între 03.07.2026 și 10.07.2026, managerul vede imediat suprapunerea lor.

Nu trece doar etapa Analiză într-un singur rând. Separă interviul cu echipa, configurarea câmpurilor, importul datelor și testarea. Astfel, o întârziere de 3 zile nu ascunde faptul că importul este blocat, deși analiza a fost finalizată.

Cum citești coloanele financiare

La un buget de 8.000 lei și cost realizat de 7.500 lei, diferența este de 500 lei. Dacă la următoarea actualizare costul ajunge la 8.600 lei, variația devine -600 lei și trebuie discutată înainte să aprobi o etapă nouă.

Imaginea 2 arată foaia Dashboard, destinată privirii de ansamblu, iar imaginea 3 arată foaia Instrucțiuni. Pentru întâlnirea săptămânală, actualizează întâi rândurile din Plan Proiect și abia apoi folosește Dashboard-ul.

Un plan de proiect nu înlocuiește un contract, o comandă sau o factură, dar te ajută să legi execuția de responsabilități și bani. Pentru o firmă din România, documentele comerciale și contabile rămân justificativele pentru costuri; tabelul Excel este instrumentul intern prin care urmărești proiectul.

Termenele trebuie urmărite calendaristic

Introdu date reale în format ZZ.LL.AAAA, nu texte precum început de lună sau săptămâna viitoare. O sarcină începută la 01.07.2026 și finalizată la 07.07.2026 ocupă 7 zile calendaristice dacă numeri inclusiv prima și ultima zi. Această precizare trebuie păstrată identic în echipă, altfel două persoane pot raporta durate diferite pentru aceeași activitate.

Poziția mea este clară: pentru proiecte cu mai mult de 10 sarcini, nu urmări termenele în e-mailuri și notițe separate. Tabelul central este mai sigur, deoarece fiecare activitate are responsabil și dată finală într-un singur loc.

Bugetul nu este același lucru cu factura

Bugetul alocat este suma aprobată intern pentru o etapă, iar costul realizat trebuie susținut de documente: factură, bon, ordin de plată, pontaj sau decont, după caz. Dacă ai 6 activități cu bugete de 2.000 lei fiecare, bugetul total este 12.000 lei; costuri de 1.800, 2.100, 1.950, 2.400, 1.700 și 1.600 lei înseamnă 11.550 lei realizați și 450 lei neutilizați.

Pentru costurile cu angajații, păstrează legătura cu statul de plată și cu pontajul lunar. Un proiect poate avea un buget intern de 5.000 lei, dar costul real al unei ore include salariul brut și costul angajatorului, inclusiv contribuția asiguratorie pentru muncă de 2,25%.

Ce documente păstrezi

Centralizează separat contractul, oferta, comenzile și documentele justificative. Dacă proiectul generează facturi, acestea trebuie emise cu elementele obligatorii și transmise prin RO e-Factura atunci când obligația se aplică. Planul Excel arată abaterea, dar nu justifică singur cheltuiala în contabilitate.

În proiectele mici, problema nu este de obicei lipsa unui tabel, ci faptul că acesta este actualizat doar când apare o întârziere. După două săptămâni, statusul rămâne În lucru, progresul este 20%, iar costul realizat nu mai corespunde facturilor deja primite.

O etapă finalizată ascunde sarcini blocate

Am întâlnit situații în care etapa Analiză era marcată 100%, deși aprobarea cerințelor nu fusese semnată. Dacă dezvoltarea începe înainte de aprobare și apar 12 ore suplimentare la un tarif intern de 180 lei, costul neplanificat este 2.160 lei.

Nu marca etapa ca Finalizat până când toate sarcinile din ea au livrabilul verificat. În tabel, separă Colectare cerințe de Aprobarea cerințelor și notează responsabilul fiecăreia.

Bugetul este introdus fără TVA, apoi comparat cu facturi cu TVA

O firmă plătitoare de TVA care bugetează 10.000 lei fără TVA trebuie să compare aceeași bază cu costul fără TVA, dacă acesta este criteriul intern. O factură de 11.900 lei cu TVA 19% conține 10.000 lei bază și 1.900 lei TVA; compararea directă cu 10.000 lei poate produce o alertă falsă.

Dacă TVA nu este deductibilă pentru acel cost, tratează în analiză suma de 11.900 lei, nu doar baza. Diferența de 1.900 lei poate schimba decizia de a continua etapa.

Termenul trece, dar alerta nu este verificată

O sarcină cu finalizare la 10.07.2026 și progres de 50% trebuie discutată în ședința din 09.07.2026, nu după ce clientul cere livrarea. O întârziere de 5 zile poate costa încă 20 de ore de lucru; la 150 lei pe oră, numai timpul suplimentar ajunge la 3.000 lei.

Mai grav este să introduci costuri globale fără documente. La control, factura și dovada prestării contează, nu explicația din coloana Sarcină. Păstrează fișierul ca instrument de control și arhivează separat documentele justificative.

În acest punct, devine util și un registru de riscuri proiect, unde notezi separat întârzierile, costurile suplimentare și documentele care pot susține decizia la control.

Planul funcționează numai dacă actualizarea lui are un moment fix. Pentru o echipă de 4 persoane, recomand o actualizare de 15 minute în fiecare vineri, înainte de ședința de status: fiecare responsabil modifică progresul, statusul, costul realizat și data estimată de finalizare.

Leagă tabelul de o rutină deja existentă

Dacă firma emite facturi în fiecare luni, verifică atunci și costurile proiectelor. Dacă salariile se pregătesc lunar, compară orele pontate pe proiect cu bugetul intern. Nu aștepta închiderea trimestrului pentru a descoperi că o etapă de 8.000 lei a consumat deja 9.200 lei.

• copiază structura foii înainte de un proiect nou și schimbă titlul, nu formulele manual;
• folosește statusuri consecvente, precum Neînceput, În lucru, Blocat și Finalizat;
• actualizează progresul în multipli clari, de exemplu 0%, 25%, 50%, 75% și 100%;
• verifică săptămânal coloana Alertă și sortează rândurile după data finalizării;
• păstrează o copie a fișierului la fiecare etapă importantă, cu data în numele fișierului.

Când ai depășit modelul

Excel este potrivit pentru un proiect cu aproximativ 10-100 de sarcini și o echipă restrânsă. Dacă ai 20 de proiecte active, 300 de sarcini, aprobări succesive și acces simultan pentru mai multe persoane, treci la un program de management de proiect sau la o soluție integrată cu contabilitatea.

Nu transforma fișierul într-o bază de date improvizată cu foi duplicate pentru fiecare zi. Pentru un proiect simplu, un singur Plan Proiect actualizat săptămânal este mai sigur decât 12 copii nealiniate. Folosește Dashboard-ul pentru raportare, iar Instrucțiuni pentru regulile pe care vrei să le respecte toată echipa.

Pentru urmărirea zilnică a responsabilităților, un registru de sarcini echipă păstrează alocările clare, fără să transformi fișierul într-o bază de date improvizată cu foi duplicate.